Wielu pracodawców zainteresuje fakt, iż poczynając w dniu 1 stycznia 2019 roku weszły w życie przepisy wprowadzające szereg zmian dotyczących dokumentacji w zakresie stosunku pracy.
Poza zmianami związanymi z możliwością elektronizacji akt osobowych i krótszym okresem archiwizacji opisanych w artykule: Zmiany w dokumentacji pracowniczej czyli e-akta i krótsza archiwizacja nastąpiła korekta struktury akt i zakresu dokumentacji w nich gromadzonej.
Zgodnie z nowym rozporządzeniem z dnia 10 stycznia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej akta osobowe pracownika składają się z 4 części ( od A do D). Dotychczas akta składały się z 3 części zawierających:
a) w części A – dokumenty w związku z ubieganiem się o pracę,
b) w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
c) w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Nowa struktura akt osobowych
Od stycznia bieżącego roku akta osobowe będą składać się z czterech części. Poniżej charakterystyka zmian:
Część A – zasadniczo nie odbiega znacznie od swojej starszej wersji. Nowością jest to, iż należy w niej zamieszczać oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych kandydata do pracy (obowiązki związane z RODO), zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie.
Części B – tutaj rownież muszą być zamieszczone oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy. Poza tym znajdą się tu dokumenty, co do zasady, takie jak w wersji dotychczasowej z uwzględnieniem dodatkowych dokumentów i informacji, jak przedstawione poniżej:
a) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 roku o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. Poz. 1924),
b) potwierdzenie poinformowania pracownika:
–o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,
–o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),
–o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),
c) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),
d) dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),
e)dokumenty związane (…) uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
f) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
-wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy) – chodzi o pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy i innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe,
-okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),
Natomiast nie będą już gromadzone informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
Część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy – zakres tej części nie zawiera istotnych innowacji. Doprecyzowano, iż w tej części mają być zamieszczone skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);
Część D – jest to część nowa winna ona zawierać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Dotychczas te informacje mieściły się w części B.
Podobnie jak dotychczas dokumenty w poszczególnych częściach muszą być ułożone w porządku chronologicznym i winny być ponumerowane, zaś każda część musi posiadać wykaz dokumentów.
Pewne odrębności dotyczą części D. Dokumenty tam znajdujące się przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
Pracodawcy mają obowiązek stosować nowe zasady w stosunku do dokumentacji pracowniczej osób, ktorych umowy o pracę rozpoczęły się od dnia 01 stycznia 2019 roku. Do dokumentacji dotychczasowej związanej z umowami zawartymi przed tą datą można albo stosować się dotychczasową strukturę akt osobowych, albo dostosować je do nowej konstrukcji. Jednakże do nowej dokumentacji tj. gromadzonej od dnia 01 stycznia 2019 roku stosuje się przepisy nowe.
Podsumowując pracodawcy nie muszą zmieniać wszystkich teczek pracowniczych ( w tym również zarchiwizowanych), natomiast nowe dokumenty muszą być przechowywane w odpowiedniej części zgodnie z nowymi przepisami. W praktyce, z pewnością, koniecznym będzie dołączenie do akt osobowych części D oraz zweryfikowanie dotychczasowej zawrtości teczek.
adwokat Magdalena Kusik-Balicka
Kancelarie Adwokatów i Radców Prawnych DĄBEK & KUSIK
22-500 Hrubieszów, ul. Rynek 36
we współpracy ze Stowarzyszeniem Sołtysów Gminy Hrubieszów w Hrubieszowie oraz Stowarzyszeniem Inicjatyw Wschodnich w Hrubieszowie