Wybór firmy sprzątającej, która będzie zajmować się sprzątaniem naszego biura, nie oznacza niestety końca naszych wszystkich zmartwień. Pozostaje nam jeszcze sprawdzić, czy pracownicy danego przedsiębiorstwa wywiązują się ze swoich obowiązków. Nie zależy nam przecież tylko na tym, by pozbyć się kurzu z półek – chcemy zapewnić swoim podwładnym najlepsze środowisko do pracy. Jak zatem sprawdzić, czy firma sprzątająca wykonuje swoje obowiązki?
Wiedz, za co płacisz
Czasami nasze wysokie oczekiwania nie są spełniane nie przez gapiostwo czy złośliwość ekipy sprzątające, a jedynie nie pokrywają się z warunkami, na jakie przystaliśmy podpisując umowę. Jakie pytania i odpowiedzi powinny się w niej znaleźć?
- Kto będzie sprzątać moje biuro? Ile osób, jakie są ich kwalifikacje i doświadczenie?
- Jak często moje biuro zostanie dokładnie wysprzątane?
- Co się stanie, jeśli czas sprzątania musiałby przesunięty np. z powodu spotkania z kontrahentami?
- Co będzie sprzątane – jakie pomieszczenia, przedmioty?
- Czy jest możliwość aby firma używała ekologicznych środków? Zdaniem portalu polskatimes.pl środków chemicznych nie można wyeliminować w stu procentach, ale podczas robienia porządków udaje się je częściowo zastąpić środkami ekologicznymi.
- Jakie narzędzia, materiały czyszczące i sprzęt zostaną użyte?
- Co nie leży w zakresie sprzątania (np. przecieranie laptopów, umycie tarasu, mycie okien, magazyny itd.)?
Jeśli umowa sprzątania nie zawiera odpowiedzi na te pytania, należy zwróć się do firmy sprzątającej o wyjaśnienie tych kwestii. Gdy poznamy szczegółowe odpowiedzi, będziemy w znacznie lepszej pozycji do oceny pracy danej firmy.
Sprawdź ich pracę
Kiedy wpiszemy w wyszukiwarkę frazę – „sprzątanie Warszawa”, z całą pewnością pojawi nam się obszerna lista. Jak w takim gąszczu znaleźć tę jedyną? Warto zawsze sprawdzić jak duże doświadczenie ma firma, czy jest ubezpieczona oraz jakie posiada certyfikaty. Początkowo przy rozpoczęciu współpracy, zwróćmy uwagę na to, jakie czynności wykonuje ekipa sprzątają i czy po jej wyjściu wszystko jest w takim stanie, jakim byśmy sobie tego życzyli. Nie dajmy się od razu ponieść emocjom, jeśli zauważymy nieprzetarte biurko lub papierek na podłodze – może to być tylko przypadek spowodowany zamieszaniem. Jeśli problem będzie się pojawiał częściej, to powinniśmy zadzwonić do firmy zajmującej się sprzątaniem i wyjaśnić zaistniałą sytuację.
Czy pracownicy są zadowoleni?
Zapytajmy swoich pracowników o to, co sądzą o nowej firmie sprzątającej. Nie musi być to wielogodzinny wywiad przeprowadzony w cztery oczy – wystarczy, że raz na jakiś czas wspomnimy o tym na ogólnym zebraniu. Dzięki temu dowiemy się, czy ekipa sprzątająca sprawdza się i wpływa na poziom zadowolenia pracowników. Dobrym pomysłem będzie również stworzenie ankiety, którą nasi podwładni będą mogli wypełnić anonimowo. Zapewni to największą możliwość otrzymania szczerych odpowiedzi i niepominięcia zdania żadnego pracownika.
5 oznak, które powinny nas zaniepokoić
To, czy firma sprzątająca wykonała dobrze swoją pracę, powinno być widoczne na pierwszy rzut oka. Może więc nam się wydawać, że skoro nie widać kurzu ani śmieci, to wszystko jest w porządku. Nie zawsze jednak tak jest. Niekiedy problemem nie jest samo sprzątanie, a użyte w tym celu środki czystości lub techniki. Oto 5 kwestii, na które należy zwrócić uwagę na początku współpracy z nową firmą sprzątającą:
Ekipa sprzątająca pojawia się na chwilę
Wszyscy chcemy wierzyć, że możemy zatrudnić ludzi, którzy będą w stanie posprzątać ogromne powierzchnie szybciej niż prędkość światła. Niestety nie jest to możliwe, więc aby wykonać usługę na wysokim poziomie, trzeba poświęcić na nią sporo czasu. Ekipa sprzątająca powinna spędzić przyzwoity czas w biurze, aby mieć pewność, że wszystkie obszary zostały odpowiednio oczyszczone i przygotowane. Jeśli osoby odpowiedzialne za sprzątanie pojawiają się w biurze na 20 min., to możemy mieć wątpliwości odnośnie tego, czy spełniają one standardy jakości, jakie najprawdopodobniej określono w umowie. Ile zatem powinno zająć sprzątanie? Oczywiście zależy to od konkretnego biura, ale żeby to ocenić potrzebujemy jedynie pół godziny. Sprawdźmy, ile przez ten czas będziemy w stanie dokładnie wysprzątać. Jedno pomieszczenie? Hol i korytarz? Ok, my jesteśmy sami i niedoświadczeni, więc podzielmy ten czas na ilość osób w ekipie sprzątającej i dostosujmy go do wielkości biura.
Brak kontaktu z kierownictwem firmy sprzątającej
Po kilku tygodniach skorzystania z usług dobrej firmy sprzątającej powinniśmy otrzymać telefon lub mail od osób koordynujących z pytaniem, czy usługa jest wykonywana poprawnie i czy mamy jakieś dodatkowe życzenia. To jest idealny scenariusz, który niestety rzadko się spełnia. Najczęściej problem ze skontaktowaniem się z koordynatorem następuje od razu po podpisaniu umowy. Jeśli coś takiego się zdarzy, niech zapali nam się ostrzegawcza lampka – skoro osobom wyżej postawionym w danym przedsiębiorstwie nie zależy na prawidłowej obsłudze klienta, to dlaczego inaczej miałaby się zachować ekipa sprzątająca? Można tego uniknąć. Seriws www.hojoclean.pl – sprzątanie biur i mieszkań oferuje na przykład możliwość kontrolowania pracy firmy sprzątającej, a wszelkie uwagi można zgłaszać koordynatorowi przez panel klienta online.
Niektóre części biura są brudne
Najbardziej oczywisty problem – w biurze jest nadal brudno. Nie muszą być to spektakularne plamy na dywanach czy tony kurzu na półkach. Wystarczy, że raz na jakiś czas zauważymy, że jakieś miejsce jest często pomijane. Najwięcej o firmie sprzątającej powiedzą nam newralgiczne miejsca w każdym biurze, takie jak włączniki światła, obudowy PC, listwy zasilające – jeśli są brudne i oblepione kurzem, to znaczy, że:
- ekipa sprzątająca nie wykonuje odpowiednio swoich obowiązków;
- nasza umowa z firmą jest źle opracowana. Być może na dokładne wysprzątanie wszystkich zakamarków pracownicy potrzebują więcej czasu lub musimy zwiększyć częstotliwość wizyt w biurze.
Ekipa sprzątające nie ma odpowiednich środków czystości i narzędzi
Na podstawie umowy, którą podpisaliśmy przed zatwierdzeniem usługi, personel powinien mieć zawsze przygotowane materiały i sprzęt niezbędny do wykonania określonego dla nich zadania. Jeśli natomiast zamiast tego widzimy, że głównym aparatem pracy sprzątaczy są gąbki zebrane z biurowej kuchni, a wszystko pachnie płynem do mycia naczyń lub mydłem, to możemy być pewni, że usługa nie zostanie wykonana w taki sposób, w jaki powinna.
Brakujące lub uszkodzone przedmioty
Temat drażliwy, gdyż oskarżenie kogoś o kradzież jest niezwykle poważnym krokiem. Jeśli jednak zauważymy, że z biura zniknęły pewne rzeczy lub niektóre z nich są zniszczone po wizycie ekipy sprzątającej, to niezwłocznie dzwońmy do firmy. Być może był to zbieg okoliczności, być może niefortunny przypadek. I choć innym może się to wydawać zbyt nadwrażliwe podejście, to jednak zawsze warto trzymać rękę na pulsie.
fot. mat. sponsora