Porady prawne: Zmiany w dokumentacji pracowniczej czyli e-akta i krótsza archiwizacja

Wśród wielu zapowiadanych i planowanych zmian prawa pracy na uwagę zasługują zakładane od dnia 1 stycznia 2019 roku zmiany związane z dokumentacją pracowniczą.

Reklamy

 

Przypomnieć wypada, iż zgodnie z przepisami prawa pracy każdy pracodawca  ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników ( art. 94 pkt 9a kodeksu pracy ) oraz przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem ( art. 94 pkt 9b kodeksu pracy). Szczegółowe zasady w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcówdokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracyoraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 roku.


Akta elektroniczne

Reklamy

Zgodnie z nowymi założeniami zamiast dokumentacji w formie papierowej pracodawca będzie mógł prowadzić akta pracownicze w postaci elektronicznej, czyli  w formie dokumentów wygenerowanych elektronicznie albo będących skanami podpisanymi podpisami elektronicznymi. Dokumenty elektroniczne ( e-akta ) to niewątpliwie oszczędność pieniędzy przedsiębiorców, ale również istotny wkład polskich firm w ochronę środowiska naturalnego.


Krótszy okres archiwizacji

Nowe przepisy zakładają skrócony do 10 lat okres przechowywania przez pracodawcę dokumentów pracowniczych ( aktualnie jest to okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy-płatnika składek).Dane istotne dla pracowników ( ubezpieczonych ), a związane z ich uprawnianiami z zakresu zabezpieczeń społecznych będą przekazywane przez pracodawcędo Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w postaci elektronicznej w formie comiesięcznych raportów zawierających informacje konieczne  do ustalenia wysokości emerytury lub renty.

Ważna jest data rozpoczęcia stosunku pracy, bowiem to ona zadecyduje o okresie archiwizacji oraz ewentualnych obowiązkach pracodawcy. W przypadku pracowników zatrudnianych od dnia 1 stycznia 2019 roku, ich dokumentacja będzie przechowywana 10 lat, a pracodawcy, w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne ubezpieczonych ( pracowników i zleceniobiorców). Informacje będą gromadzone w ZUS. Zatem nie będzie konieczności. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłych pracodawców zaświadczeń i dokumentów. Co do pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 1999 roku do dnia 31 grudnia 2018 roku również będzie możliwe przechowywanie ich dokumentacji krócej, z tym żepracodawca musi złożyćdo ZUS raport informacyjny, w którym zawarte będądane konieczne do wyliczenia emerytury lub renty pracownika. Jeżeli pracodawca zaniecha przekazania takich raportów, będzie musiał przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.

Jeżeli chodzi o pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 roku ich dokumenty muszą być przechowywane przez 50 lat bez możliwości skrócenia tego czasu.

 

adwokat Magdalena Kusik-Balicka

Kancelarie Adwokatów i Radców Prawnych DĄBEK & KUSIK

22-500 Hrubieszów, ul. Rynek 36

www.dabekkusik.pl

we współpracy ze Stowarzyszeniem Sołtysów Gminy Hrubieszów w Hrubieszowie oraz Stowarzyszeniem Inicjatyw Wschodnich w Hrubieszowie