Jeszcze w XX wieku wydawało się, że jedyną rzeczą, która motywuje pracowników do działania, są pieniądze. To nieprawda – na poziom zaangażowania osób w życie firmy wpływa cały szereg dodatkowych czynników, takich jak atmosfera panująca w przedsiębiorstwie, ale też możliwość realnego wpływania na kształt jego funkcjonowania. Temu właśnie służy filozofia Kaizen.
Koncepcja prosto z Japonii – czym jest Kaizen?
Kaizen jest systemem zarządzania powstałym w latach osiemdziesiątych w Japonii. Słowo Kaizen oznacza dosłownie „poprawę na lepsze”, co w pełni oddaje naturę omawianej konstrukcji. Jej ideą jest bowiem ciągłe udoskonalanie funkcjonowania przedsiębiorstwa, wykrywanie słabych punktów w organizacji pracy i rezygnacja z podejmowania takich działań, które nie generują wymiernych korzyści.
W jaki sposób się to osiąga? Idea ta zakłada, że prawdziwą siłą każdego przedsiębiorstwa są jego pracownicy, którzy – dzięki swoim indywidualnym kompetencjom i umiejętnościom – są w stanie najskuteczniej sygnalizować niedoskonałości w firmie i proponować takie zmiany, które wykluczą niepożądane zjawiska.
Filozofia Kaizen, czyli suma małych kroków dla większego dobra
Filozofia zarządzania Kaizen ma za zadanie ulepszać pracę firmy, ale nie zakłada szybkiego osiągania dużych celów. Wręcz przeciwnie: Kaizen jest metodą małych kroków, dzięki którym możliwe jest osiąganie wartości dodanej nawet poprzez ciągłe udoskonalanie niewielkich aspektów związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.
Istotą jest natomiast wprowadzenie konsekwentnego procesu, który będzie dążył do kompleksowego doskonalenia całości. Jeżeli wprowadziliśmy już pewien zakres poprawek, nie oznacza to wcale, że zaprzestajemy dalszych działań. Nic z tych rzeczy: próbujemy dalej ulepszać i oczekujemy jeszcze lepszych rezultatów.
Ważne jest zdanie każdego pracownika
Wprowadzenie filozofii Kaizen będzie możliwe tylko wtedy, gdy innowacje będą mogły być proponowane przez pracowników każdego szczebla. Wykluczone jest, by swoje sugestie zgłaszali jedynie pracownicy kadry zarządzającej czy menadżerskiej. Liczy się zdanie nawet najbardziej szeregowego podwładnego czy pracownika produkcji.
Dlaczego to takie ważne? Przede wszystkim dlatego, że motywuje to do działania cały zespół. Metoda Kaizen daje poczucie, że wszyscy pracownicy są ważni, że zdanie każdego z nich jest istotne i każdy może mieć wpływ na funkcjonowanie firmy. Ponadto, tylko pracownicy wykonujący określone zadania będą w stanie wskazać aspekty, które utrudniają ich wykonywanie.
Motywuj pracowników do Kaizen
W jaki sposób zachęcić pracowników, by faktycznie zgłaszali swoje pomysły i koncepcje? Najprostszym sposobem jest… słuchanie i wprowadzanie zaproponowanych przez nich innowacji. Jeżeli sugerowana idea zostanie przez kadrę zarządzającą przedyskutowana i pozytywnie rozstrzygnięta, pracownicy zobaczą sens w angażowaniu się w życie firmy.
Co więcej, pracownicy, których pomysły zostaną uwzględnione, powinni być dodatkowo premiowani. Mogą być to takie nagrody, jak np. karta podarunkowa lub kupon podarunkowy. Warto, by pracownik mógł sam wybrać rodzaj bonusu: dla niektórych świetną nagrodą będzie np. karta podarunkowa dla dzieci, a dla innych kupon żywieniowy bądź kupon Kulturalno-Rekreacyjny.
Kaizen – jakie niesie zalety?
Wprowadzenie metody Kaizen niesie firmie cały szereg korzyści, zarówno w mniejszej, jak i w większej skali. Usprawnienie procesu produkcji może zmniejszyć związane z nią koszty, podobnie jak przeorganizowanie modelu dystrybucji. Udoskonalony przepływ informacji zwiększy wydajność pracowników i pozwoli lepiej zarządzać dostępnymi zasobami.
Wszelkie usprawnienia wpłyną pozytywnie na atmosferę w przedsiębiorstwie. Udoskonalone procesy pozwolą zminimalizować liczbę występujących błędów, co sprzyjać będzie lepszej komunikacji oraz generowaniu oszczędności. Zaoszczędzone w ten sposób środki mogą po części trafić w dowolnej formie do pracowników, co stanie się ponownym motywatorem do sugerowania innowacji.
Czy metoda Kaizen przyniesie natychmiastowe rezultaty?
Należy pamiętać, że wprowadzenie systemu Kaizen to nie tylko odnotowanie faktu w regulaminie zakładu pracy oraz stworzenie narzędzi, które pozwolą na analizę zgłoszonych pomysłów. Samo Kaizen wiąże się przede wszystkim z całkowitą zmianą kultury pracy, która niejednokrotnie nastawiona jest na ukrywanie problemów, a nie na ich rozwiązywanie.
Dlatego każdy, kto zechce stosować techniki Kaizen, musi uzbroić się w cierpliwość. Proces wymaga zmiany w podejściu do pracowników ze strony kadry zarządzającej. Ponadto zorientowanie ogółu zatrudnionych na system, który zakłada ciągłe doskonalenie, również wymaga czasu.
Zaangażuj w życie firmy wszystkich pracowników
Metoda motywacji i zarządzania Kaizen stawia przede wszystkim na współpracę wszystkich zatrudnionych w firmie osób. Filozofia ta zakłada zaangażowanie m.in. szeregowych pracowników w życie przedsiębiorstwa, dążąc do pokazania im, że są ważni dla organizacji, a ich unikalne cechy charakteru stanowią ogromny potencjał.
(tekst i fot. mat. partnera)
