Wybór biura rachunkowego to jedna z pierwszych decyzji podejmowanych po założeniu firmy. Niestety – często przypadkowa. Początkujący przedsiębiorcy, którzy nie mają dostatecznej wiedzy uważają, że większość podmiotów oferuje księgowość na podobnym poziomie. Z czasem okazuje się, że tak nie jest. Świadomość i wymagania przedsiębiorcy rosną. Odwrotnie proporcjonalnie do jakości obsługi biura. Jakie sygnały świadczą o tym, że czas zmienić biuro księgowe na inne? Jak i kiedy to zrobić? Poniżej kilka praktycznych wskazówek.
Gdy biuro rachunkowe nie wywiązuje się ze swoich obowiązków
Księgowość to ideale rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy chcą skupić się na rozwijaniu biznesu, a kwestie podatków i rachunkowości oddać w ręce fachowców. Zdarza się jednak, że biuro rachunkowe nie wywiązuje się ze swoich obowiązków w sposób zadowalający. Wówczas jedyną słuszną decyzją, jest ta by zmienić je na inne.
Oto sygnały świadczące o konieczności zmiany biura rachunkowego.
Utrudniony kontakt i brak inicjatywy
Sprawny kontakt z księgowym jest niezbędny dla utrzymania dobrej współpracy. Po pierwsze ważny jest czas, w jakim biuro jest dostępne dla klienta. Większość przedsiębiorców w godzinach tzw. biurowych załatwia bieżące sprawy, umawia się na spotkania, generalnie pracuje nad rozwijaniem firmy. Dlatego kwestie formalne może załatwić dopiero po godzinach. Nie chodzi o to by wymagać od pracowników biura dostępności 24h/dobę. Bardziej o elastyczne podejście do klienta i możliwość kontaktu mailowego czy telefonicznego również poza standardowymi godzinami pracy. Ważne jest również to, by pracownik biura potrafił wyjaśnić wszelkie wątpliwości i uzasadnić podejmowane decyzje, a także był na bieżąco ze wszelkimi nowościami i podpowiadał przedsiębiorcy najkorzystniejsze rozwiązanie.
Biuro rachunkowe domaga się osobistego dostarczania dokumentów
Mimo postępującej niemal w każdej dziedzinie życia cyfryzacji, wciąż nie brakuje biur rachunkowych przywiązanych do papierowych wersji dokumentów, które klient musi dostarczyć osobiście. Dla przedsiębiorcy oznacza to stratę czasu, który mógłby przeznaczyć na rozwój firmy. Rozwiązanie jest też kompletnie niepraktyczne dla freelancerów. Często przemieszczają się i pracują z różnych miejsc. Ostatnią rzeczą o jakiej myślą jest systematyczne dowożenie dokumentów do biura rachunkowego. Faktury oraz inne dokumenty można zeskanować i wysłać mailem. Jeśli biuro tego nie uznaje – to znak, że czas uruchomić Google i poszukać nowego.
Biuro rachunkowe nie nadąża za nowinkami technologicznymi
Nie dotyczy to wyłącznie przesyłania dokumentacji online, ale również aktualnej wiedzy pracowników biura. Coraz więcej przedsiębiorców działa w branży nowych technologii. Pojawiają się w związku z tym nowe pytania i wyzwania np. rozliczanie kampanii Google Ads, księgowanie przychodów w obcej walucie, czy zapisanie w kosztach zagranicznej usługi. Jeśli pracownicy biura nie wiedzą co to PayPal, bitcoin czy system reklamowy Facebooka to również sygnał, że warto oddać księgowość firmy w inne ręce.
Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?
Decyzję o zmianie biura rachunkowego przedsiębiorca może podjąć w każdej chwili. Nie ma żadnych przepisów, które w jakikolwiek sposób ograniczałyby właścicieli firm w tej sytuacji. Nie należy natomiast podejmować decyzji pochopnie. Warto sprawdzić w umowie zapisy dotyczące okresu wypowiedzenia. W zależności do biura może być to miesiąc, ale równie dobrze trzy. Nie wyklucza to wcale możliwości podpisania dokumentów z nową firmą. Wystarczy tylko zaznaczyć, że początek współpracy określa data wygaśnięcia umowy z poprzednim podmiotem. Wybierając nowe biuro rachunkowe warto dobrze sprawdzić doświadczenie i kompetencje pracowników, a także ustalić wszelkie kwestie związane z zakresem współpracy.
InPlus – zmiana na lepsze
Szukając nowego biura warto zwrócić uwagę na powyższe aspekty, wybierając takie, które wyróżnia nie tylko doświadczenie i wiedza, ale również elastyczne podejście do klienta. In Plus to biuro rachunkowe w Lublinie, które ma wszystkie cechy, które dobre biuro rachunkowe mieć powinno. Kompleksowa oferta i wysokie kompetencje pracowników to dwa bardzo istotne aspekty, przemawiające za tym, że właśnie to biuro rachunkowe Lublin warto wybrać. Mimo, że firma ma swoją siedzibę w Lublinie to aktywnie współpracuje z przedsiębiorcami z całej Polski, umożliwiając zdalną wymianę dokumentacji.
Zespół biura rachunkowego In Plus tworzą osoby z dużym doświadczeniem, ale przede wszystkim pasją. To pozwala im wyjść poza standardy i w pełni zaangażować się w sprawy klienta. In Plus oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej. Swoim klientom oferuje również usługi doradcze i pomoc w przygotowaniu niezbędnej dokumentacji księgowo-rachunkowej oraz kadrowo-płacowej.
Biuro współpracuje na stałe z kancelarią radcy prawnego, oferując klientom szerszy zakres tematyczny swoich usług. Jeśli rozważasz zmianę biura rachunkowego i szukasz godnego zaufania podmiotu – zapoznaj się z ofertą biura In Plus z Lublina.
(tekst i fot. mat. partnera)