Na co zwrócić uwagę przy wyborze sali konferencyjnej?

Osoby poszukujące sal konferencyjnych na pewno nie mogą narzekać na małą ilość propozycji pojawiających się na rynku biznesowym związanym z tą branżą. Obecnie z możliwości rozszerzania swojej oferty o organizowanie różnego rodzaju konferencji, spotkań biznesowych, szkoleń i uroczystości korzysta cała masa podmiotów turystycznych z hotelami na czele, ale podobną ofertę mają również domy weselne, pensjonaty, zajazdy a nawet większe restauracje. W sytuacji klęski urodzaju ważne jest wybranie takiego miejsca, które pozwoli zrealizować wszystkie cele w sposób możliwie bliski ideału. Jak tego dokonać?

Reklamy

 

Since qua non

Przed przejściem do kwestii o charakterze jakościowym, konieczne jest zadbanie o czynniki dające się wyrazić w liczbach lub w ujęciu zero-jedynkowym.

Najbardziej oczywista z tego typu kwestii jest to, czy rozważana przez nas sala jest wystarczająco duża, by pomieścić wszystkich gości. Jeśli nie posiada ona odpowiedniego rozmiaru, musi zostać skreślona. Warto jest dokładnie sprawdzić, czy oferowana ilość miejsc odnosi się do jednej sali, czy do kompleksu sal, w których mogłyby się równolegle odbywać powiązane wydarzenia. Jeśli konferencja będzie miała charakter pojedynczego spotkania, na pewno nie można dzielić gości na grupy.

Ogromne znaczenia ma także to, czy zaproszeni goście będą mogli przenocować na miejscu, a jeśli nie będzie to możliwe, jak wyglądają pozostające w naszej gestii opcje. Niektóre sale są zlokalizowane w bezpośrednim sąsiedztwie hoteli lub innych potencjalnych akomodacji. Pozwala to na wybór lokalizacji, które nie oferują noclegów wraz z samą salą.


Czynniki jakościowe

Kiedy już mamy pewność, że goście się pomieszczą i że będą mieli się gdzie zatrzymać, a także wiemy, że stać nas na zorganizowanie spotkania w danym miejscu, co należy uznawać za przemilczany czynnik ilościowy, należy przejść do czynników jakościowych. Ich ilość i rodzaj to kwestia preferencji organizatora. Mimo wszystko, część z nich ma charakter uniwersalny i zawsze w większym lub mniejszym stopniu mają one wpływ na ostateczny sukces.

Najważniejszy z takich czynników to zawsze lokalizacja. Sala konferencyjna na Mazurach będzie znakomitym wyborem dla wszystkich osób z regionu, a także dla osób przebywających dalej od Mazur, jeśli tylko interesuje ich pobyt w naprawdę ciekawym miejscu, które ma do zaoferowania piękne otoczenie oraz wiele usług dodatkowych. Lokalizacja to bowiem cały pakiet, na który składa się samo miejsce, w którym będzie się odbywało spotkanie (wygląd miejsca, stylistyka, bezpośrednie otoczenie), dodatkowe usługi (obecność spa, restauracji, atrakcji turystycznych), jak również dodatkowe propozycje właściciela sali. Wśród takich propozycji mogą być usługi concierge bądź dodatkowe rozrywki organizowane dla gości.

Inne czynniki jakościowe to obecność asystenta organizacji eventu, nowoczesne wyposażenie sal, renoma i doświadczenie wybieranego ośrodka, jakość dojazdu czy inne imprezy, jakich można się spodziewać po sąsiedzku lub też brak jakichkolwiek imprez.

 

(tekst i fot. mat. sponsora)