Czy określając kto jest administratorem danych w samorządzie można przyjąć założenie, iż administratorem danych jest gmina w odniesieniu do wszystkich danych przetwarzanych w urzędzie, za wyjątkiem pracowników urzędu, których administratorem danych jest wójt.
Gmina nie zawsze jest ADO
O tym kto jest administratorem danych w samorządzie decydują konkretne przepisy prawa. Brak jest podstaw do przyjęcia odgórnego założenia, iż administratorem danych jest gmina w odniesieniu do wszystkich danych przetwarzanych w urzędzie, za wyjątkiem pracowników urzędu, których administratorem danych jest wójt.
Administratorem danych osobowych jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Jeśli chodzi o podmioty ze sfery publicznej o celach i środkach przetwarzania przez nie danych osobowych stanowią co do zasady przepisy prawa, które określają zadania i kompetencje tych podmiotów. Przepisy prawa mające zastosowanie w konkretnych przypadkach będą rozstrzygały czy dany podmiot (organ publiczny, jednostka samorządu, jednostka organizacyjna, organ) posiada status administratora w stosunku do danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją powierzonych ustawowo zadań.
To zależy …
Wobec tego za administratora danych może być uznana i gmina jako jednostka samorządu terytorialnego, i urząd miejski i wójt (burmistrz, prezydent) i rada gminy. Kwestia, który z tych podmiotów ma status administratora danych będzie zależała od przepisów prawa mających zastosowanie w konkretnej sytuacji. Przykładowo gmina jest uznawana za administratora danych osobowych przetwarzanych np. w ramach zamówień publicznych. Natomiast urząd gminy jest administratorem danych pracowników urzędu albowiem jest ich pracodawcą (por. wyrok SN z dnia 21.12.1992 r., I PRN 52/92). Z kolei w postępowaniach administracyjnych status administratora danych ma organ prowadzący postępowanie (wójt/burmistrz/prezydent), choć Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych na gruncie starej ustawy o ochronie danych osobowych prezentował stanowisko, że administratorem danych przetwarzanych w postępowaniach administracyjnych jest gmina (stanowisko to zostało poddane krytyce w piśmiennictwie). Organ wykonawczy gminy został uznany za administratora danych także jako organizator publicznego transportu zbiorowego (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 1.02.2016 r., II SA/Wa 1336/15). Niestety przepisy nie są wystarczająco jasne i precyzyjne stąd ustalenie statusu podmiotu publicznego w procesach przetwarzania danych (tam gdzie brak jest jednoznacznego wskazania przez ustawodawcę) napotyka praktyczne trudności i wywołuje spory.
Więcej porad ekspertów dotyczących ochrony danych osobowych w administracji publicznej znajdziesz na stronie https://www.poradyodo.pl/administracja-publiczna-17
Podstawa prawna
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L nr 119, str. 1) – art. 4.
Agnieszka Kręcisz-Sarna
radca prawny, ekspert portalu PoradyODO.pl
(tekst i fot. mat. sponsora)