Prowadzenie przedsiębiorstwa wiąże się z koniecznością organizacji pracy wielu działów. Koordynacja i zarządzanie mnogością procesów i zadań jest wyzwaniem i wymaga stałego monitorowania i nakładu pracy wielu pracowników. W celu odciążenia od wykonywania niektórych czynności z pomocą przychodzi RPA, czyli robotyzacja procesów. Automatyzacja to wprowadzenie do określonych sektorów przedsiębiorstwa, np. produkcji, transportu, pracy biurowej, urządzeń automatycznych. Zautomatyzowane procesy obsługiwane są przez roboty, czyli aplikacje, które uczą się wykonywania zadań przez obserwację, krok po kroku, działania pracownika.
Jakie procesy można zautomatyzować?
W każdym przedsiębiorstwie można znaleźć procesy, które są powtarzalne i czasochłonne. Wykonują je pracownicy, którzy mogliby w tym samym czasie zając się innymi zadaniami, bardziej kreatywnymi.
Robotyzacja ma zastosowanie w takich działach przedsiębiorstwa jak:
- księgowość – wprowadzanie danych, księgowanie dokumentów, sporządzanie raportów, sprawozdań, zarządzanie należnościami i zobowiązaniami;
- obsługa klienta – organizacja obiegu korespondencji, badanie satysfakcji klienta, wsparcie obsługi reklamacji, komunikacja z klientem;
- logistyczne – śledzenie przesyłek, obsługa windykacji, wystawianie faktur, dokumentów magazynowych, automatyczne zamawianie towaru, gdy zostanie wyprzedany;
- HR – rozliczanie prowizji, monitorowanie czasu pracy, urlopów;
- wprowadzanie danych – automatyczna wymiana danych między programami, systemami;
- Help Desk- obsługa kont, haseł do logowania, sprawdzanie statusów zgłoszonych wniosków, obsługa mailingu, newslettera (reklamy).
Wymagania, jakie musi spełniać proces, aby mógł zostać zautomatyzowany to:
- być powtarzalny, bazujący na wyraźnie określonych zasadach;
- uporządkowany, z ustrukturalizowanymi danymi wejściowymi;
- średnio- lub bardzo pracochłonny;
- z dużym wolumenem;
- podatny na błędy ludzkie.
Korzyści z automatyzacji:
- obniżenie kosztów operacyjnych, w tym kosztów zatrudniania pracowników do obsługi procesów, które można zautomatyzować;
- wzrost produktywności;
- praca 24h na dobę, 7 dni w tygodniu;
- eliminacja błędów ludzkich;
- spójność procesów;
- wyręczenie pracowników z zadań powtarzalnych, niekreatywnych, na rzecz ich zaangażowania w nowe inicjatywy;
- podniesienie satysfakcji klienta i pracownika;
- skrócenie czasu obsługi danego procesu;
- zwiększenie wydajności procesu, bez dezorganizacji pracy;
- usprawnianie procesów bez wdrażania kosztownych rozwiązań;
- łatwość automatyzacji.
Robotyzacja to kolejny etap rozwoju technologii automatyzacji. Robot staje się wirtualnym pracownikiem, który odciąża przedsiębiorstwo od czynności zabierających dużo czasu, ale powtarzalnych i żmudnych. Uczy się bowiem wykonywania zadań i bezbłędnie je powtarza. Dzięki realizacji niektórych zadań administracyjnych i obsługi narzędzi IT przez ich automatyzację, przedsiębiorstwo podnosi jakość i szybkość obsługi klienta, usprawnia procesy, zwiększa ich wydajność i produktywność. Jest to trend przyszłości, za którym podąża coraz więcej podmiotów.
Źródło: http://pirxon.com/pl/czym-robotic-process-automation-rpa/
(tekst i fot. mat. sponsora)