Zwrot kosztów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych rozliczany jest na podstawie kilometrówki, a nie ryczałtu. Czy wobec tego obowiązuje limit kilometrów, za który możemy dokonać zwrotu wynikającego z rozporządzenia ministra infrastruktury? Czy też możemy wypłacać pracownikowi kwotę ponad ten limit, jeśli przejedzie więcej kilometrów w miesiącu? Na przykład: dla naszego miasta limit z rozporządzenia wynosi 300 km. Jeśli pracownik przejedzie np. 320 km i rozlicza się na podstawie kilometrówki, a nie ryczałtu, to wypłacamy kwotę do limitu 300 km, czy za 320 km?
Zwrot kosztów na podstawie kilometrówki następuje odpowiednio do faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów, odnotowanych w ewidencji przebiegu pojazdu. Nie obowiązują tu limity kilometrów określone w rozporządzeniu ministra infrastruktury.
W przypadku używania przez pracownika samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy w celach służbowych do jazd lokalnych zwrot kosztów następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej. Jest to umowa zawarta między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Zwrot według rozporządzenia dotyczy jazd lokalnych, a nie wyjazdów poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy pracownika. Wtedy bowiem mamy do czynienia z podróżami służbowymi, które są rozliczane na odrębnych zasadach.
Sposób pierwszy: miesięczny ryczałt
Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn urzędowej stawki za 1 kilometr przebiegu, którą określa rozporządzenie, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Limit kilometrów jest tu ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i nie może przekroczyć – poza pewnymi wyjątkami:
- 1) 300 km – do 100 tys. mieszkańców;
- 2) 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;
- 3) 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
Miesięczny ryczałt z przewidzianym limitem 300 km dla pracownika który używa auta osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3, wynosi 250,74 zł (300 km × 0,8358 zł). Pracodawca też może ustalić niższy limit kilometrów. W rozporządzeniu określono bowiem jedynie górne pułapy.
Zwrot w formie ryczałtu polega na tym, że pracownik nie musi odnotowywać przejechanych tras. Należność jest skalkulowana w oparciu o stałą, przyjętą liczbę kilometrów.
Sposób drugi: kilometrówka
Innym sposobem rozliczania się pracodawcy z pracownikiem z tytułu używania prywatnego pojazdu na potrzeby zakładu pracy, jest kilometrówka.
W przeciwieństwie do ryczałtu kwota zwrotu jest tu zmienna, gdyż zależy od liczby przejechanych przez pracownika w danym miesiącu kilometrów. W każdym miesiącu ta liczba może być inna, w zależności od częstotliwości jazd, odległości, jakie przemierzał, załatwiając sprawy służbowe. Wszystkie kilometry, w tym trasa skąd – dokąd, powinny być zapisane przez pracownika w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu. Ostateczna kwota do zwrotu to iloczyn liczby kilometrów i stawki urzędowej z omawianego rozporządzenia.
A zatem: albo pracodawca wybiera ryczałt jako formę zwrotu, albo kilometrówkę. Jeśli tę drugą opcję, to zwraca pracownikowi kwotę obliczoną adekwatnie do faktycznie pokonanych, według ewidencji, kilometrów. Przykładowo, jeśli pracownik przejechał 320 km, to zwrot wynosi 267,46 zł (przy stawce 0,8358 zł).
Podstawa prawna:
- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Izabela Nowacka
specjalista ds. kadrowo-płacowych
ekspert PortalKadrowy.pl
(tekst i fot. mat. sponsora)