Konferencje to, tuż obok szkoleń, jedne z najczęściej organizowanych wydarzeń. Biorą w nich udział osoby zainteresowane daną tematyką, przedstawiciele firm oraz świata nauki. Niezależnie od tego, czy ma to być kameralny event, czy duża impreza na kilka tysięcy osób, przygotowanie konferencji jest złożonym i wymagającym procesem. W ostatnich latach bardzo popularne, nie tylko w środowisku nauki i biznesu, stały się konferencje hybrydowe. Takie spotkania łączą w sobie element osobisty, jak i wirtualny. W przygotowanym przez nas krótkim przewodniku podpowiadamy, o czym warto wiedzieć przy planowaniu eventu hybrydowego.
Nowa normalność w świecie post-covid
Wybuch epidemii COVID-19 zmienił nasze codzienne życie i funkcjonowanie. Koronawirus uderzył we wszystkie dziedziny gospodarki, a w konsekwencji w rynek. Jednym z sektorów najbardziej dotkniętych skutkami pandemii była branża eventowa. Ograniczenia związane z lockdownem wymusiły na firmach działających w branży MICE (meetings, incentives, conferences, exhibitions, tj. spotkań, imprez motywacyjnych, konferencji i targów) wypracowanie nowych narzędzi, które realnie zastąpiłyby nieosiągalne spotkania bezpośrednie. Agencje musiały szybko zareagować, aby odnaleźć się w nowej rzeczywistości i przetrwać kryzys. Przez ostatnie dwa lata wydarzenia kulturalne, rozrywkowe integracyjne oraz naukowe odbywały się wyłącznie zdalnie. Pomimo wielu korzyści, jakie niesie ze sobą organizacja eventów „w digitalu”, taki format ma jednak pewne ograniczenia, które należy wziąć pod uwagę. Do słabych stron wydarzeń wirtualnych z całą pewnością należy fakt, iż takie eventy nigdy nie będą w stanie zastąpić tego, co oferują eventy stacjonarne – czyli bezpośredniego kontaktu z innymi uczestnikami. Nietypowa sytuacja zmusiła specjalistów do poszukiwania alternatywnych rozwiązań. Tym, co pozwoliło połączyć nowe technologie z kontaktem twarzą w twarz, są wydarzenia hybrydowe.
Konferencje hybrydowe – czym są?
Eventy hybrydowe stanowią nieodłączny element funkcjonowania wielu instytucji i organizacji. Eventów tworzonych w tym formacie jest teraz naprawdę dużo. Hybryda oferuje to, co najlepsze z obu światów – czyli dobrodziejstwa spotkań face to face z zasięgami digitalu. Doskonałym przykładem może być konferencja hybrydowa. Realizacja wydarzenia jest podzielona na dwie zasadnicze części. Jedna odbywa się stacjonarnie, w sali konferencyjnej, natomiast druga opiera się na transmisji spotkania na specjalnie przeznaczonej do tego platformie. Uczestnicy eventu podzieleni są na dwie grupy. Część z nich uczestniczy w konferencji stacjonarnie, a pozostali łączą się za pomocą wideo. Organizacja konferencji hybrydowej to bardzo absorbujące zajęcie. Jeśli zamierzasz stworzyć takie spotkanie, na pewno będziesz potrzebował pomocy zewnętrznej ekipy.
Organizacja konferencji hybrydowej na najwyższym poziomie – agencja eventowa
Profesjonalne agencje eventowe znakomicie radzą sobie w nowej normalności. Firmy, które mają doświadczenie w organizacji wydarzeń online i hybrydowych bardzo szybko nauczyły się tworzyć projekty z wykorzystaniem innowacyjnych narzędzi. Na rynku pojawił się duży popyt na specjalistyczne usługi związane z produkcją i realizacją konferencji w sieci. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom odbiorców, agencje specjalizujące się w kompleksowej obsłudze konferencji hybrydowych przygotowują niezbędne zaplecze techniczne oraz dostarczają wszelkie materiały. Osobą, która zajmuje się zorganizowaniem wydarzenia, zgodnie z wymaganiami klienta jest event manager. Do jego obowiązków należy zarządzanie projektami typu eventy biznesowe – od pomysłu, poprzez realizację wyznaczonego celu. O tym, jak wygląda praca menedżera eventów od strony praktycznej, można przeczytać w artykule na stronie https://bluexperience.pl/kim-jest-event-manager/. Organizując konferencję warto skorzystać z wiedzy i doświadczeń profesjonalistów. Mamy wówczas pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z planem.
tekst i fot. mat. partnera
