Bardzo istotną kwestią w każdym działającym przedsiębiorstwie jest obieg dokumentów. Są nimi przede wszystkim faktury, zamówienia, wnioski urlopowe, umowy i korespondencja. Często przechodzą przez wiele rąk zanim trafią tam, gdzie powinny…
Proces obiegowy dokumentów w firmie powinien być przede wszystkim krótki, płynny i skuteczny. Aby podnieść jakość jego działania, należy zredukować ilość osób w niego zaangażowanych, w celu jego usprawnienia i zredukowania czynnika ludzkiego błędu, a także dążyć do czytelnej segregacji dokumentów w celu jak najłatwiejszego ich odszukania. Najbardziej skuteczną metodą jest automatyzacja tego procesu, najlepiej za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów. Coraz więcej nowoczesnych przedsiębiorstw z powodzeniem korzysta z funkcjonalnych rozwiązań tego typu. Zdecydowanie zachęcającym jest fakt, iż e-obieg dokumentów pozwala także zaoszczędzić czas, pieniądze i nerwy!
Procesy obiegu dokumentów występują na wielu etapach ich cyklu życia. Jest to przede wszystkim ich tworzenie, następnie akceptacja, a później archiwizacja. A więc po pierwsze, informacje zawarte w dokumentach powinny być przedstawione w sposób czytelny i przystępny dla pracownika. Po drugie, im więcej szczebli akceptacji, tym proces obiegu dokumentów bardziej się wydłuża. Dlatego tak ważne są przejrzyste reguły, które pozwolą wyłapać błędy w podejmowaniu decyzji, mogące mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie całej spółki. Natomiast w kwestii zarchiwizowania danych, często zdarza się potrzeba ich późniejszej aktualizacji (ponownego zatwierdzenia i publikacji), weryfikacji przydatności czy usuwania. Wówczas istotna jest możliwość szybkiego i prostego odnalezienia konkretnego dokumentu. To również zapewnia elektroniczny obieg.
Jeden z najnowocześniejszych systemów elektronicznego obiegu dokumentów to V-Desk, który oferuje firma Primesoft Polska z Poznania. Umożliwia on obsługę niezliczonej ilości różnych typów dokumentów oraz procesów oraz pozwala zastąpić papierowy obieg dokumentów, a tym samym zoptymalizować ten proces, integralnie z pozostałym oprogramowaniem. Ma czytelny i intuicyjny interfejs, a dodatkowo Primesoft Polska zapewnia szkolenie wprowadzające dla pracowników mających korzystać z tego innowacyjnego systemu. System V-desk workflow działa za pomocą czołowych przeglądarek internetowych (Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Opera Software i Apple Safari) oraz mobilnie z poziomu smartfonów i tabletów (Android, Windows Phone, iOS). Dużą zaletą jest zatem bezpieczny dostęp do dokumentów służbowych z dowolnego miejsca. Rozwiązanie to znacznie ułatwia prowadzenie biznesu, ponieważ menadżerowie w szybki i prosty sposób mają dostęp do dokumentów, które w każdej chwili mogą zatwierdzać. Autonomia systemu daje również możliwość jego instalacji w dowolnym środowisku programowo-sprzętowym klienta, niwelując ryzyko niekompatybilności. Primesoft Polska dostarcza także późniejsze aktualizacje systemu, wynikające z jego rozwoju oraz konieczności dopasowania do rozwijającej się technologii.
Naprawdę warto zmienić tradycyjny przepływ dokumentów na ich e-obieg, i to nie tylko w przypadku dużych korporacji. Zmniejsza to koszty operacyjne, usprawnia procesy pracy w firmie, optymalizuje przepływ informacji, umożliwia monitorowanie procesów na każdym etapie, a także pozwala na bezproblemowe odnalezienie potrzebnych dokumentów oraz na bezpieczne archiwizowanie danych.
fot. mat. sponsora
