Od dnia 1 października 2018 roku tradycyjne przesłanie sprawozdania finansowego do Urzędu Skarbowego w wersji papierowej za pośrednictwem poczty nie jest skuteczne. O tego momentu wszystkie podmioty obowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych (spółki, stowarzyszenia, fundacji itp.) muszą stosować format elektroniczny i przesyłać je w takim formacie.
Do końca marca 2019 roku należy złożyć sprawozdanie finansowe do Urzędu Skarbowego przy czym musi być ono opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym albo podpisem zaufanym- za pośrednictwem elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Pierwszy z nich jest produktem płatnym, zaś drugi jest narzędziem bezpłatnym. Decydując się na którąś z form podpisu należy pamiętać, iż sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez wszystkich członków zarządu, a nadto przez osobę, która je sporządzała.
ePUAP, jak to zrobić krok po kroku.
1. Założenie profilu zaufanego.Każda z osób obowiązanych do podpisania sprawozdania musi założyć własny profil zaufany, przy czym musi również posiadać numer PESEL. Jak założyć i potwierdzić profil zaufany omówione zostało w poprzednim artykule: Załatwianie spraw urzędowych przez Internet: portal gov.pl.
2. Założenie profilu firmy/organizacji.Następnie jeden z członków zarządu musi zalogować się na swój profil na www.epuap.gov.pl, a na następnie w ramach swojego profilu w zakładce: Utwórz profil firmy lub instytucji – rozwijana lista przy nazwie profilu prywatnego założyć profil firmy, organizacji. „Profil firmy” nie wymaga ponownego potwierdzenia, jest aktywny od momentu jego założenia.
3. Przygotowanie sprawozdania finansowego.Po zalogowaniu się do serwisu www.epuap.gov.plna profil prywatnypojawi się okno: Wybór kontekstu-Wybierz podmioti z rozwijanej listy należy wybrać swoją firmę/organizację. Będąc na profilu organizacji należy wejść do Moja skrzynka, w górnej części ekranu oraz Załatw sprawę. Należy skorzystać z formularza Pismo ogólne do podmiotu publicznego – stary wzór(formularz sprawozdania finansowego nie jest dostępny ) i do tego formularza załączamy pliki sprawozdania oraz zapisujemy w Roboczych. Ważne, żeby to był formularz z dodatkiem „stary wzór”, bowiem wzór nowy nie umożliwia zapisu w Roboczych.
4. Podpisanie sprawozdania. Następnie należy zaprosić wszystkie osoby, które mają podpisać sprawozdanie. Z listy przy nazwie firmy/organizacji w prawym górnym rogu wybieramy:Zarządzanie kontem – Uprawnienia – Zaproś osobę. Każda z osób, na swoim profilu prywatnym musi przyjąć Zarządzanie kontem – Uprawnienia – Przyjmij. Wówczas, każda z zaproszonych osób uzyskuje możliwość podpisania – pisma własnym profilem zaufania. Dokument do chwili podpisania przez wszystkich obowiązanych musi pozostać w Roboczych.
5. Przesłanie sprawozdania. Podpisany formularz należy zaadresować:Moja skrzynka – Ustaw/zmień adresata wpisując w okno nazwę Urzędu Skarbowego, do którego kierujemy sprawozdanie, czyli właściwego z uwagi na siedzibę firmy/organizacji. Niektóre wyszukiwarki nie pozwalają na takie automatyczne wyszukanie, w związku z tym konieczne jest odnalezienie nazwy skrytki właściwego Urzędu Skarbowego w ePUAP i wpisanie tej nazwy w pole adresata. Urzędy skarbowe podają tę informację na swoich stronach internetowych.Wysłanie pisma ogólnego z załącznikami wraz z Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru stanowią dowód prawidłowego złożenia sprawozdania finansowego. Zauważyć również należy, iż w sytuacji legitymowania się elektronicznym podpisem kwalifikowanym sprawozdanie może być przesłane za pośrednictwem tradycyjnej skrzynki mailowej.
adwokat Magdalena Kusik-Balicka
Kancelarie Adwokatów i Radców Prawnych DĄBEK & KUSIK
22-500 Hrubieszów, ul. Rynek 36
www.dabekkusik.pl
we współpracy ze Stowarzyszeniem Sołtysów Gminy Hrubieszów w Hrubieszowie oraz Stowarzyszeniem Inicjatyw Wschodnich w Hrubieszowie
