W dniu 12 lipca 2019 roku weszła w życie ustawa o dokumentach publicznych. O ustawie tej zrobiło się głośno w mediach za sprawą art. 58. Zgodnie z nim, kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Dokument publiczny to dokument, który służy do identyfikacji osób, rzeczy lub potwierdza stan prawny lub prawa osób posługujących się takim dokumentem, zabezpieczony przed fałszerstwem i:
a) wytwarzany według wzoru określonego w przepisach prawa powszechnie obowiązującego albo
b) którego wzór graficzny i forma zostały zatwierdzone przez podmiot realizujący zadania publiczne uprawniony na podstawie odrębnych przepisów i który jest zgodny z wymogami dla blankietu tego dokumentu określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego.
Dokumentem publicznym jest więc przykładowo dowód osobisty, prawo jazdy, legitymacja szkolna, ale także odpis prawomocnego wyroku sądu czy odpisy dokumentów obejmujących czynności notarialne.
Natomiast replika dokumentu publicznego to zgodnie z ustawą odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.
Zgodnie z tą definicją dla oceny czy mamy do czynienia z repliką dokumentu istotne jest ustalenie czy kopia, wydruk lub inna forma przetworzenia dokumentu ma cechy autentyczności. Autentyczny to, zgodnie ze słownikiem języka polskiego, prawdziwy, rzeczywisty, będący oryginałem.
O autentyczności dokumentu decyduje m. in. materiał, z którego jest wykonany czy też zabezpieczenia dokumentu takie jak np. farba zmienna optycznie, rysunek utajony, nitka, czy elementy widoczne w świetle UV. Cech takich nie posiadają zwykłe czarno-białe kserokopie dowodu osobistego czy skan tego dokumentu. Tym samym w przypadku kserowania czy skanowania dowodu osobistego czy legitymacji szkolnej nie możemy mówić o wytwarzaniu repliki dokumentu publicznego, bowiem taka kserokopia nie ma cech autentyczności dokumentu.
Takie samo stanowisko przedstawia autor ustawy – Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. Zgodnie z nim „wykonanie kopii dokumentu publicznego, która nie będzie miała cech autentyczności np. ze względu na format czy kolor, nie będzie podlegało sankcji karnej. Celem ustawy jest bowiem ochrona dokumentów i ich posiadaczy przed wytwarzaniem dokumentów fałszywych, które są łudząco podobne do dokumentów oryginalnych, a które mogą potencjalnie posłużyć do popełnienia przestępstwa. Intencją było przede wszystkim wyeliminowanie możliwości wytwarzania oraz posługiwania się dokumentami noszącymi cechy dokumentów oryginalnych, tzw. dokumentów kolekcjonerskich.”
Zaznaczyć jednak należy, że wykonywanie przez przedsiębiorców kserokopii i innych odwzorowań dokumentów zawierających dane osobowe w celach urzędowych, służbowych lub zawodowych podlega rygorom przepisów o ochronie danych osobowych. Musi być zatem spełniony wymóg minimalizacji danych, czyli żeby na takiej kopii, czy skanie, nie było zbyt dużo danych w stosunku do konkretnego celu przetwarzania.
radca prawny Małgorzata Dąbek
Kancelarie Adwokatów i Radców Prawnych DĄBEK & KUSIK
22-500 Hrubieszów, ul. Rynek 36
we współpracy ze Stowarzyszeniem Sołtysów Gminy Hrubieszów w Hrubieszowie oraz Stowarzyszeniem Inicjatyw Wschodnich w Hrubieszowie
