Przeprowadzenie zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za zakończony rok obrotowy stanowi obowiązek każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (z o.o.). W toku takiego zgromadzenia podejmowana jest decyzja w przedmiocie podziału zysku (pokrycia straty), wyboru organów oraz udzielenia absolutorium władzom spółki.
Zgodnie z art. 231 § 1 kodeksu spółek handlowych zgromadzenie wspólników winno zostać przeprowadzone w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego czyli do końca czerwca roku następnego. W związku z trwającą epidemią koronawirusa termin do sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedłużony został do dnia 30 września 2020 roku (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 roku (Dz. U. z 2020 roku, poz. 570).
Niewątpliwie należy rekomendować odroczenie terminu zwołania zgromadzenia wspólników w tych spółkach, które mają liczny skład osobowy wspólników, z uwagi na fakt, iż mogą pojawić się trudności w zapewnieniu bezpiecznych warunków dużej ilości osób zgromadzonych. Samo zgromadzenie w tej sprawie należy uznać za zgodne z obecnie obowiązującymi przepisami, bowiem ma związek z prowadzeniem pozarolniczej działalności gospodarczej, a takie gromadzenie się dopuszcza rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 02 maja 2020 roku (Dz.U. z 2020 roku, poz. 792).
Zgromadzenie wspólników przeprowadzane klasycznie musi sprostać obostrzeniom ochrony przed koronawirusem. Jednakże, każda uchwała podjęta w czasie panującej epidemii może zostać zaskarżona w oparciu o szczególne okoliczności związane z tym stanem. Nie można również zapominać o odpowiedzialności cywilnej (odszkodowawczej), a nawet karnej, gdyby przez zaniedbanie wystarczających środków zabezpieczenia doszło do zakażeń.
Tarcza antykryzysowa( ustawa z dnia 31 marca 2020 roku (Dz. U. z 2020 roku poz. 568) znowelizowała kodeks spółek handlowych wprowadzając możliwość przeprowadzania zgromadzeń wspólników za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Ważna jest to, że takie zgromadzenie możliwe jest w każdej spółce z o.o., w której nie zostało to wyłączone w umowie spółki (jeżeli brak jest postanowień w umowie spółki wówczas można procedować elektronicznie).
Zwołujący zgromadzenie wspólników postanawia o elektronicznej komunikacji, przy czym już zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników, musi zawierać dodatkowe informacje o sposobie: uczestnictwa w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego toku, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał. Wspólnicy, albo rada nadzorcza, o ile taki organ jest w spółce, mają prawo ustanowić regulamin zgromadzenia, w którym określą szczegółowe zasady prowadzenia zgromadzenia. W przypadku wspólników nie ma konieczności zwoływania w tej sprawie odrębnego zgromadzenia, wystarczy, że na treść regulaminu wyrażą zgodę na piśmie wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów.
Elektroniczna formuła przewiduje konieczność: dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym w sposób umożliwiającej uczestnikom wypowiadanie się oraz realizowanie prawa głosu (osobiście lub przez pełnomocnika).
Organizacja zgromadzenia z wykorzystaniem nowoczesnych technologii porozumiewania się na odległość wymaga zastosowania rozwiązań umożliwiających tajne głosowanie. Zgodnie, bowiem z treścią art. 247 § 2 kodeksu spółek handlowych: „tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych. Poza tym należy zarządzić tajne głosowanie na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu wspólników.
Tak uregulowanej zasady tajności nie można zmienić czy to umową spółki czy też uchwałą wspólników, zaś jej niedochowanie stwarza możliwość zaskarżenia uchwały poprzez wniesienie pozwu o stwierdzenie nieważności uchwały. Równocześnie przypomnieć wypada, iż głosowanie tajne dotyczy również wyboru przewodniczącego zgromadzenia wspólników oraz protokolanta.
Zgromadzenie, w sytuacji gdy nie dotyczy kwestii wyborczych, ani osobowych zgodnie z art. 227 ksh może odbyć się w trybie pisemnym jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne.
adwokat Magdalena Kusik-Balicka
Kancelarie Adwokatów i Radców Prawnych DĄBEK & KUSIK
22-500 Hrubieszów, ul. Rynek 36
we współpracy ze Stowarzyszeniem Sołtysów Gminy Hrubieszów w Hrubieszowie oraz Stowarzyszeniem Inicjatyw Wschodnich w Hrubieszowie
