Każdy przedsiębiorca, który prowadzi własną firmę, zmuszony jest do czuwania nad przebiegiem jej działania. W ten sposób, w razie takiej konieczności, jest w stanie jak najszybciej wychwycić ewentualne nieprawidłowości.
To odpowiedzialne zadanie wymaga od właścicieli firm mnóstwa zaangażowania i wdrożenia skutecznych metod sprawowania kontroli. Pod przysłowiową lupę trzeba wziąć bowiem każdą firmą transakcję, analizując zarówno jej wysokość, rodzaj operacji, jak również jej ewentualną cykliczność. Tylko w ten sposób można się upewnić, czy firmowe pieniądze są przez poszczególnych pracowników należycie wydawane, a tym samym, czy finanse firmy są bezpieczne. A niestety, jak pokazują statystyki, do różnego rodzaju nadużyć dochodzi w wielu przedsiębiorstwach, bez względu na obszar ich działania, czy też liczbę zatrudnianych osób. Trzymanie ręki na pulsie okazuje się więc jak najbardziej wskazane, podobnie jak poszukiwanie metod, które pozwoliłyby zwiększyć zakres bezpieczeństwa firmowych transakcji. Które z ich są najskuteczniejsze?
W wirze wydatków
Transakcje z udziałem firmowego kapitału są codziennością praktycznie każdego przedsiębiorstwa. Nie zawsze jest za nie odpowiedzialna wyłącznie jedna osoba. W zależności od charakteru prowadzonej działalności, bardzo często zdarza się, że do finansowych operacji upoważnionych jest kilka, a nawet kilkanaście osób, które w równym stopniu dysponują firmowymi środkami. W takim przypadku samo zaufanie okazuje się być niewystarczające. Potrzebna jest stała kontrola wydatków, która w sposób realny zwiększa bezpieczeństwo firmowych transakcji, a tym samym kapitału przedsiębiorstwa. Niestety im więcej osób jest upoważnionych do dokonywania operacji z udziałem budżetu firmy, tym trudniej znaleźć skuteczną metodę sprawowania kontroli nad owymi transakcjami.
Na szczęście jednak istnieją sposoby, których wdrożenie doskonale sprawdza się w tym zakresie, poprawiając bezpieczeństwo firmowych transakcji. Należą do nich różnego rodzaju narzędzia, których zastosowanie ułatwia pracodawcy śledzenie poszczególnych wydatków przy pomocy urządzeń mobilnych skonfigurowanych w jeden praktyczny system zarządzania. Przykładem tego typu narzędzi mogą być chociażby karty paliwowe, m.in. karty paliwowe Shell Card, które połączone w jedną sieć, umożliwiają kontrolę wydatków bez względu na miejsce ich dokonywania. Dzięki ich zastosowaniu każdy firmowy wydatek jest monitorowany przez przedsiębiorcę w sposób wyjątkowo komfortowy dla niego.
Pod stałą kontrolą
Zarządzanie firmowym budżetem to odpowiedzialne zdanie, które jest możliwe do zrealizowania wyłącznie wówczas, kiedy cechuje je systematyczność. Jakiekolwiek odstępstwa w tym wymiarze grożą bardzo poważnymi konsekwencjami, których skutki mogą okazać się bardzo niebezpieczne dla stabilności finansowej firmy. Pomimo dużego wysiłku, trud włożony w sprawowanie kontroli nad firmowymi wydatkami wnosi do prowadzonej działalności wiele dobrego, a korzyści z niej wypływające stwarzają szansę na rozwój i poprawę jakości prosperowania.
Niezwykle ważne jest to, żeby wybierać wyłącznie te metody monitorowania wydatków, które w żaden sposób nie zaburzają funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz nie zakłócają pracy podwładnych. Istotny jest również sam sposób ich wdrażania. Zwiększenie sprawowanie kontroli powinno zostać wprowadzone taktownie, by nie wzbudzało w pracownikach wrażenia braku zaufania ze strony pracodawcy lub wątpliwości co do jego uczciwości. Trzeba pamiętać o tym, że pomimo prawa do monitorowania pracy podwładnych, przedsiębiorca nie powinien dążyć do nadmiernej kontroli. Wywiera ona bowiem niepotrzebną presję i psuje wzajemne relacje, które zamiast na wzajemnej współpracy, zaczynają opierać się wyłącznie na strachu przed ewentualnymi konsekwencjami czy też niesłusznymi podejrzeniami.
(tekst i fot. mat. sponsora)