Wybór odpowiedniej lokalizacji na event to jedna z kluczowych kwestii. Właściwa lokalizacja to pierwszy krok do sukcesu. Dlaczego? Bo odpowiednio wybrane miejsce samo w sobie przyciągnie uczestników i uczyni wydarzenie bardziej atrakcyjnym. Dotyczy to również eventów firmowych. I tu pojawia się pytanie: urządzać je w mieście, czy uciec poza nie? Oba rozwiązania mają mocne i słabe strony.
Pod chmurką, czy na zamkniętej przestrzeni? W centrum dużego miasta, a może poza jego obszarem? Pośród ekspertów w świecie organizacji eventów znajdziesz zwolenników i jednego, i drugiego kierunku myślenia. Najczęściej zaś specjaliści powiedzą, że wszystko zależy od tego, jaki event ma mieć charakter. Inaczej bowiem wyglądać będzie event promocyjny nakierowany na klienta premium, a inaczej piknik firmowy dla pracowników. Przyjrzyjmy się jednak bliżej wadom oraz zaletom obu rozwiązań, które są możliwe.
W otoczeniu natury
Które imprezy kojarzą Ci się z najbardziej „domową” i „swojską” atmosferą? Najwięcej swobody zdecydowanie poczuć można, gdy event odbywa się pod chmurką. Dlaczego? Ponieważ uczestnicy mają poczucie nieograniczonej przestrzeni i nie tłoczą się w zbyt ciasnych salach. Jeśli wiec event firmowy, o którym myślisz ma mieć bardziej swobodny klimat i być szansą na relaks – na przykład w gronie rodzinnym – warto rozważyć opcję zaaranżowania go choćby w parku, na dużej łące czy innej otwartej przestrzeni. Oczywiście to rozwiązanie odpowiednie przede wszystkim w miesiącach wiosennych, letnich oraz wczesną jesienią. Zimą sprawdzi się jedynie w górskich kurortach, na przykład, gdy event firmowy będzie połączony z turniejem narciarskim czy podobną imprezą.
Ale to nie wszystko. Na zewnątrz może się odbyć także bardzo eleganckie garden party, a więc zamknięte i bardzo ekskluzywne przyjęcie – na przykład bankiet dla kontrahentów i partnerów biznesowych. Tak zaaranżowana impreza musi być jednak dopięta na ostatni guzik, dlatego zająć się nią powinni eksperci, których specjalnością jest właśnie organizacja eventów. Warszawa zaś jest dobrym (choć nie jedynym) miejscem, by takich fachowców znaleźć bez większego trudu.
Pamiętaj, że organizując event w naturalnym otoczeniu:
- zazwyczaj musisz uzyskać na to stosowne pozwolenie – wydawane przez właściciela lub zarządcę terenu, gdzie wydarzenie ma się odbyć,
- powinieneś możliwie jak najbardziej rzetelnie sprawdzić prognozę pogody – jeśli imprezę planujesz z dużym wyprzedzeniem, sprawdź na przykład, jakie miesiące roku są najbardziej deszczowymi,
- musisz zadbać o odpowiednie wyposażenie i zaaranżowanie przestrzeni – np. wynająć scenę, oświetlenie, nagłośnienie, zatroszczyć się o catering, obecność służb porządkowych czy przenośne toalety (zwłaszcza, gdy event będzie miał bardziej masowy charakter).
To zatem dość wymagające zadanie, którego powodzenie nie jest do końca uzależnione od Ciebie. Fatalna pogoda może być dużym problemem – nawet, jeśli rozstawisz namioty.
Organizacja eventów w Warszawie i innych miastach
Zależy Ci na powodzeniu eventu bez względu na to, jaka pogoda będzie panowała na zewnątrz? W takim razie najlepiej zorganizuj ją gdzieś wewnątrz. A gdzie konkretnie? Opcji jest co najmniej kilka:
- centra konferencyjne, które oferują zarówno mniejsze jak i bardzo duże sale – są idealne, gdy masz w planach prezentacje produktowe, wykłady czy podobne eventy,
- duże sale koncertowe/ hale sportowe – jeśli event ma przybrać naprawdę masowy charakter, a w planach jest choćby występ gwiazdy muzycznej,
- centra rozrywki – oferujące w jednym miejscu wiele atrakcji – np. sale zabaw dla dzieci, parkiet do tańca, sale konferencyjne, dyskotekę, tory do kręgli oraz gokartowe i znacznie więcej. Przestrzeń tego typu oferuje choćby warszawska Hulakula.
Każde z tych miejsc stwarza doskonałe warunki na to, by była możliwa w nich organizacja imprezy. Warszawa zaś to lokalizacja idealna, jeśli event ma mieć charakter ogólnopolski – gościom wygodnie będzie dotrzeć do stolicy na wiele sposobów.
Dobierz miejsce na event, dopasowując je do sytuacji
Nie ma jednego, uniwersalnego miejsca, w którym każdy event się uda. Są takie, które do tego ideału się zbliżają – np. centra rozrywki z osobnymi strefami rozrywki, rodzinną i biznesową. Mimo to, warto za każdym razem przyjrzeć się wszystkim dostępnym opcjom, a decyzję o tym, jaki charakter przybierze event podejmować z namysłem.
Wybierając, weź pod uwagę:
- ilu gości się spodziewasz – czy interesuje Cię skala masowa, czy raczej kameralne, ekskluzywne wydarzenie,
- czy event będzie bardziej casualowy czy oficjalny,
- skąd będą dojeżdżać goście,
- jaki jest cel organizacji imprezy firmowej – inne miejsce bowiem będzie odpowiednie na integrację pracowników, a inne na oficjalny bankiet.
Jeśli masz wątpliwości, skontaktuj się z ekspertami, którzy organizacją imprez w Warszawie i okolicach zajmują się profesjonalnie. Z fachowcami takie wydarzenie zaplanujesz w bardzo krótkim czasie, a efekty spełnią wszystkie Twoje oczekiwania.
fot. mat. sponsora