Przygotowanie sali konferencyjnej na spotkanie biznesowe można porównać do przygotowania domu na przyjęcie gości. Trzeba pomyśleć o tym, aby każdy uczestnik spotkania czuł się komfortowo. Należy zadbać o porządek, odpowiednią liczbę miejsc siedzących, ale też o przekąski oraz kawę i herbatę. Sprawdź, na co zwrócić uwagę, przygotowując salę konferencyjną na firmowe wydarzenie.
Porządek i zapach w sali konferencyjnej – zrób dobre pierwsze wrażenie
Sala konferencyjna powinna robić dobre wrażenia od pierwszej chwili. Wybierz miejsce, które jest nowocześnie urządzone, schludne i wystarczająco przestrzenne, aby Twoi goście czuli się w nim swobodnie. Wszystkie meble i elementy wyposażenia sali powinny być ustawione harmonijnie i tworzyć spójną całość. Nie wspominając już o tym, że w pomieszczeniu musi panować porządek – nie może być kurzu i żadnych zabrudzeń. Bardzo istotny jest też zapach. Można użyć odświeżacza powietrza w umiarkowanej ilości, aby zapach nie był zbyt duszący. Warto też porządnie wywietrzyć pomieszczenie, jeśli jest taka możliwość. Dobre wrażenie na gościach zrobią świeże kwiaty – ważne, żeby nie były zwiędnięte czy zakurzone. Jeśli zależy Ci na odpowiednim przygotowaniu sali konferencyjnej, powierz je profesjonalistom z Beyond Office w Warszawie, gdzie spotkasz się z miłą i kompetentną obsługą oraz kompleksowym pakietem usług.
Niezbędne wyposażenie sali konferencyjnej
Sala, w której zamierzamy przeprowadzić spotkanie biznesowe, musi posiadać odpowiednie wyposażenie. Niezbędny jest nowoczesny sprzęt audiowizualny oraz telekonferencyjny. W profesjonalnej sali powinien znajdować się rzutnik i ekran, na którym można wyświetlić przygotowaną prezentację. Istotne jest również dobre nagłośnienie, właściwe oświetlenie oraz szybkie łącze internetowe. Podczas konferencji, szkoleń i innych wydarzeń firmowych przydają się również tablica oraz przybory do pisania i rysowania. Przed rozpoczęciem konferencji warto sprawdzić wszystkie urządzenia pod względem technicznym, aby uniknąć niepotrzebnych przerw i zamieszania w trakcie spotkania.
Sala konferencyjna z wyżywieniem
Jeśli planujesz organizację wielogodzinnego czy trwającego cały dzień wydarzenia, powinieneś zadbać o to, żeby Twoi goście mogli zjeść coś pysznego. Zaplanuj przerwy na kawę oraz przynajmniej jedną na lunch, składający się z ciepłych posiłków. Dobrze, jeśli miejsce, w którym odbywa się konferencja, zajmuje się również organizacją cateringu. Przy planowaniu menu weź pod uwagę specjalne wymagania dietetyczne uczestników. Dowiedz się, czy są wśród nich alergicy, weganie, wegetarianie lub osoby na diecie bezglutenowej. Jedzenie powinno być serwowane poza salą, w której odbywa się konferencja. Zapachy potraw mogą bowiem rozpraszać gości, a niektórym po prostu przeszkadzać. Posiłki spełniają funkcję integracyjną, poprawiają nastrój, wprowadzają dobrą atmosferę i dają wrażenie, że organizator właściwie zaopiekował się swoimi gośćmi.
Profesjonalna obsługa sali konferencyjnej
Jeśli chcesz wypaść przed swoimi gośćmi profesjonalnie, wynajmij salę z obsługą konferencji. Osoby obsługujące salę powinny być ubrane adekwatnie do wydarzenia, miłe i uprzejme dla gości, kompetentne, a w razie potrzeby posługujące się językiem angielskim (jeśli na konferencję zaproszeni są goście zagraniczni), ale równocześnie nienarzucające się gościom. Warto skorzystać z usług sali konferencyjnej, w której obsługa konferencji jest już zapewniona.
Jeśli zastanawiasz się nad wynajęciem sali konferencyjnej w prestiżowej lokalizacji w Warszawie, skontaktuj się z firmą Beyond Office i poznaj więcej szczegółów.
tekst i fot. mat. partnera