Biała lista obowiązuje w polskim prawie od 2019 roku i dotyczy wszystkich kont firmowych, należących do działalności zarejestrowanych w Polsce. Czym dokładnie jest ten wykaz, jakie są w nim informacje i dlaczego warto sprawdzać zawarte w nim rachunki firmowe?
Czym jest biała lista podatników?
Biała lista nazywana jest inaczej „Wykazem podatników VAT” i dotyczy firm zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz skreślonych lub przywróconych na tę listę. Obowiązuje od 2019 roku i można ją znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Cały wykaz koordynowany jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
Głównym celem tej listy jest pomoc przedsiębiorstwom w szybkiej weryfikacji wiarygodności swoich klientów. Dzięki temu można sprawdzić, czy dany podmiot nie został wykreślony z listy podatników, a także dowiedzieć się, dlaczego danej firmie odmówiono wpisu na białą listę. Co więcej, taki wykaz umożliwia także upewnienie się, czy numer konta bankowego kontrahenta, na który trzeba wykonać przelew, jest poprawny.
Warto mieć na uwadze, że na tej liście znajdą się jedynie konta firmowe, a nie osobiste, zwane również ROR. Wszelkie informacje na temat rachunków firmowych można znaleźć w rankingu na Bankier SMART. Tam też warto porównać oferty banków przed samym założeniem takiego konta.
Jakie informacje znajdują się na białej liście?
Wykaz podatników VAT zawiera wszelkie istotne informacje na temat przedsiębiorstwa. Klienci danej firmy mogą w nim znaleźć podstawowe dane, do których zalicza się:
- nazwę lub imię i nazwisko właściciela,
- status podmiotu („podatnik VAT czynny”, „podatnik VAT zwolniony”, w tym również informacje o wykreśleniu),
- adres siedziby,
- numer REGON i KRS (o ile zostały nadane),
- imiona i nazwiska prokurentów,
- imiona i nazwiska osób, które są uprawnione do reprezentowania spółki,
- imię i nazwisko lub firmę (w kontekście prawnym pojęcie „firma” odnosi się do nazwy przedsiębiorstwa) wspólnika.
W trzech ostatnich przypadkach dodatkową informacją jest również numer identyfikacji podatkowej. Poza najważniejszymi danymi, w białej liście można również znaleźć datę rejestracji, odmowy, wykreślenia lub przywrócenia podatnika z wykazu. Jeśli dany przedsiębiorca dostał odmowę, to przy jego danych będzie również widniała podstawa prawna uzasadniająca tę decyzję. I na koniec pozostało najważniejsze, czyli numer rachunku rozliczeniowego danej działalności.
Warto mieć na uwadze, że w przypadku, gdy dana firma została wykreślona z wykazu lub gdy odmówiono jej wpisu, to jej dane wciąż będą widoczne. Z tą jednak różnicą, że nie będą obejmowały informacji o rachunku rozliczeniowym. Dotyczy to także przedsiębiorców, którzy nie zarejestrowali się jako płatnicy VAT.
Biała lista – jak sprawdzić, czy jest na niej dane konto firmowe?
Aby skorzystać z informacji zawartych w Wykazie podatników, wystarczy wejść na stronę Ministerstwa Finansów i znaleźć odpowiednią wyszukiwarkę pod nazwą „biała lista”. Następnie należy podać dane identyfikujące danego płatnika. Zalicza się do nich numer NIP, REGON, nazwa przedsiębiorstwa lub sam numer rachunku rozliczeniowego. Jeśli nie zna się wszystkich danych, to nic straconego. Wyszukiwarka wyświetli wszystkie firmy, które mogą pasować do wpisanych informacji. Z tej listy należy wybrać odpowiednie przedsiębiorstwo.
W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych i innych rodzajów, które rejestrowane są jedynie w CEIDG, wystarczy podać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Co ważne, w każdym przypadku podczas wyszukiwania należy wskazać konkretną datę, na którą system ma wyświetlić informacje.
Kiedy warto sprawdzać białą listę?
Biała lista podatników VAT jest stosunkowo nowym dokumentem prawnym, dlatego wśród podatników i ich klientów pojawiają się pewne wątpliwości co do obowiązku korzystania z niej. W rzeczywistości jednak nie zawsze (i nie każdy) musi weryfikować dane swojego kontrahenta z tymi na wykazie. Obowiązek ten dotyczy jedynie sytuacji, w której:
- kwota transakcji jest równa lub wyższa niż 15 tysięcy złotych,
- transakcja jest powiązana z fakturą wystawioną przez czynnego podatnika VAT.
Oznacza to, że w przypadku wykonywania płatności do podatnika, który został zwolniony z VAT, nie trzeba weryfikować danych z białą listą. Jeżeli jednak dwa powyższe warunki są spełnione, to zdecydowanie warto podjąć się takiego działania. Gdyby nastąpiły pewne nieścisłości (np. wykona się transakcję na inny rachunek niż ten z wykazu), to pojawia się ryzyko poniesienia odpowiedzialności za ewentualne zaległości podatkowe swojego kontrahenta. Takich płatności nie będzie można również uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu.
Co zrobić, gdy konta firmowego nie ma na białej liście?
Może się jednak zdarzyć taki przypadek, że dany przedsiębiorca uważa, że powinien widnieć na białej liście, a nie może znaleźć tam swojego rachunku. W takim przypadku należy przeanalizować trzy sprawy, które mogą być powodem tego stanu rzeczy:
- Czy rachunek rozliczeniowy jest kontem firmowym? Jest to ważne pytanie, ponieważ tylko takie rachunki podlegają wpisowi na białą listę. Jeśli więc dany przedsiębiorca bazuje jedynie na koncie osobistym, to informacje o nim nie będą się tam znajdowały.
- Czy dany rachunek firmowy jest zgłoszony do Urzędu Skarbowego? To kolejna istotna kwestia. Obowiązek dotyczy wszystkich firm, które muszą się również zarejestrować w CEIDG czy KRS, a także spółek cywilnych czy osób fizycznych prowadzących działalność, które nie muszą znajdować się w CEIDG.
- Czy bank, w którym został założony rachunek firmowy, przekazał tę informację do STIR (System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej)? Jest to przeważnie wykonywane automatycznie, jednak warto zweryfikować tę czynność.
Biała lista jest wykazem podatników VAT. Można w niej znaleźć wszystkie niezbędne informacje na temat przedsiębiorców, którzy są zobowiązani do odprowadzania tego podatku. Warto pamiętać, że będą uwzględnione jedynie konta firmowe, a nie osobiste.
tekst i fot. mat. partnera