W dniu 1 lipca 2021 roku wejdą w życie przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych wdrażające m.in. dyrektywę Parlamentu Europejskiego z 2015 roku (2015/1535), której założeniem jest, jako priorytet, doręczenie elektroniczne przed doręczeniem papierowym.
Ustawa przewiduje, iż: wszystkie podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez KRS (spółki prawa handlowego, stowarzyszenia i fundacje) oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą na zasadzie wpisu do CEIDG a także, niektóre grupy zawodów zaufania publicznego (adwokaci, radcy prawni, notariusza, doradcy podatkowi) będą mieli obowiązek posiadać adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Adres do doręczeń elektronicznych utworzy minister właściwy do spraw informatyzacji na wniosek podmiotu albo co do podmiotów wpisywanych do KRS albo CEIDG, po dacie wejścia w życie ustawy automatycznie, po otrzymaniu danych z rejestrów.
Wniosek składa się z wykorzystaniem usługi online udostępnionej przez ministra ds. gospodarki (zaś dla zawodów zaufania publicznego przez ministra ds. informatyzacji) winien być opatrzony: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym ewentualnie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną podmiotu.
Podmioty nie będące osobą fizyczną oraz podmioty publiczne mają obowiązek wskazać administratora skrzynki doręczeń.
Wpis adresu do bazy adresów elektronicznych następuje na 3 lata dla osób fizycznych nie będących przedsiębiorcami wpisanymi do CEIDG oraz bezterminowo dla innych podmiotów (podmiotów firmowych oraz zawodowych).
Dowód otrzymania korespondencji elektronicznej wystawiany jest:
- po wpłynięciu – w przypadku podmiotu publicznego,
- po odebraniu jeżeli adresatem jest podmiot niepubliczny, jeżeli jednak korespondencja kierowana jest przez podmiot publiczny, a odbiór nie nastąpił w terminie 14 dni po wpływie wówczas po upływie 14 dni.
Skutek doręczenia korespondencji przy usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego nastąpi albo w dniu: wpłynięcia, odbioru albo 15 dnia po wpłynięciu (jeżeli faktycznie odbioru nie było).
Ustawodawca dokonał również zmian w wielu ustawach szczególnych min. w kodeksie postępowania administracyjnego. Poczynając od dnia 01 lipca 2021 roku postepowania prowadzone i utrwalane będą tradycyjnie w postaci papierowej lub w wersji elektronicznej. Wyeliminowane zostały pewne nieprecyzyjności przepisów i ostatecznie należy uznać, iż pisma utrwalone na papierze wymagają własnoręcznego podpisu, zaś pisma utrwalone w postaci elektronicznej wymagają: kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią (art. 14 § 1a kpa).
Praktyka pokazywała, iż niektóre przypadki podejmowanych przez obywateli działań przed organami budziły w pracy urzędników wątpliwości, jak dany przypadek należy traktować. Często bowiem zdarzają się przypadki żądań wnoszonych za pośrednictwem poczty elektronicznej na „zwykłą” skrzynkę email urzędu. Nowelizacja przepisów definitywnie zamyka dyskusję na ten temat i zgodnie ze zmienionym przepis art. 63 § 1 kodeksu postępowania cywilnego podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej (np. przepisy o informacji publicznej).
Kierowane do urzędów i instytucji czyli wszelkie formalne wystąpienia zwane podaniami (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Na piśmie oznacza, jak już wskazano wyżej na: papierze z własnoręcznym podpisem albo elektronicznie z podpisem elektronicznym (np. podpisem zaufanym przez profil zaufany) i na adres do doręczeń elektronicznych (czyli nie na ogólny adres urzędu).
Minimalne wymagania dla podania to: oznaczenie osoby, od której pochodzi, wskazanie adresu osoby wnoszącej (dotyczy to również podania w postaci elektronicznej), zawarcie żądania. W przypadku podań, będących np. odwołaniem albo zażaleniem mogą być przewidziane inne jeszcze szczególne wymogi formalne.
Przewiduje się, iż więcej spraw będzie można załatwić w ramach usług online.
adwokat Magdalena Kusik-Balicka
Kancelarie Adwokatów i Radców Prawnych DĄBEK & KUSIK
22-500 Hrubieszów, ul. Rynek 36
we współpracy ze Stowarzyszeniem Sołtysów Gminy Hrubieszów w Hrubieszowie oraz
Stowarzyszeniem Inicjatyw Wschodnich w Hrubieszowie
Zobacz też:
Porady prawne: Alimenty na podstawie alimentacyjnego nakazu zapłaty
Porady prawne: Alimenty na podstawie alimentacyjnego nakazu zapłaty
