5 listopada 2024

Nowe przedsiębiorstwo krok po kroku, czyli jak rejestrować firmę w Polsce

Prowadzenie własnej firmy to poczucie niezależności i większa swoboda. Przedsiębiorca będzie musiał podejmować szereg decyzji, związanych z prowadzeniem działalności. To on decyduje o tempie pracy oraz metodach, dzięki którym osiągnie swoje cele. Obecnie, nowi właściciele firm mają duży kłopot z formalną stroną zakładania działalności. Poniżej znajduje się wyjaśnienie jak krok po kroku zarejestrować firmę.

Reklamy

Czy trzeba rejestrować swoją firmę?

Najważniejszy w prowadzeniu działalności jest pomysł i chęć jego realizacji. Jeżeli przedsiębiorca wie czym chce się zajmować i jak podbić rynek, następnym jego krokiem powinna być rejestracja firmy. Czy założenie własnej firmy jest zawsze równoznaczne z jej rejestracją?

W zdecydowanej większości prowadzenie własnej firmy wiąże się z jej rejestracją. Wszystkie informacje o niej zawarte muszą znaleźć się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – CEIDG. Wyjątek stanowi sytuacja w której jako przedsiębiorca wiemy, że przychody wynikające z prowadzenia własnej działalności będą  bardzo niskie. Nierejestrowaną działalność można prowadzić jeśli:

Reklamy
  • jest się osobą fizyczną,
  • miesięczne przychody nie przekraczają 50% minimalnego wynagrodzenia,
  • nie wykonywało się działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy,
  • działalność którą prowadzimy nie wymaga zezwoleń ani koncesji,
  • nie wykonuje się działalności w ramach spółki cywilnej

Obowiązkiem rejestracji nie podlega również działalność agroturystyczna rolników, rolniczy handel detaliczny oraz produkcja wina przez rolników.

Krok pierwszy – księgowość

Księgowość to coś od czego powinniśmy zacząć prowadzenie własnej działalności. Obecnie rynek jest otwarty na nowe rozwiązania, każdy przedsiębiorca z pewnością znajdzie coś dla siebie. Biura rachunkowe coraz częściej w swojej ofercie posiadają również wsparcie w tym obszarze. Oddanie księgowości w ręce jednej z takich firm sprawia, że przedsiębiorca jest wyręczany w załatwianiu spraw w Urzędzie Skarbowym, jak również w wypełnianiu i załatwianiu wszelkich wniosków. 

Reklamy

Dodatkowym plusem będzie również korzystanie z programów do faktur. Umożliwia on automatyczne wystawianie wszelkiego rodzaju faktur. Ta opcja bardzo często jest dodatkowo połączona z darmowym CRM-em oraz certyfikowanym archiwum e-faktur. 

Coraz więcej przedsiębiorców idzie z duchem czasu i stawia na księgowość online. To rozwiązanie sprawdzi się szczególnie wśród przedsiębiorców, którym zależy na czasie. Warto również zastanowić się, czy nie prowadzić księgowości samodzielnie. Warto zdecydować się na taki krok, kiedy posiadamy wiedzę w tym zakresie i czas. 

Rejestracja firmy – wniosek CEIDG-1

Dla osób które zastanawiają się jak zarejestrować firmę, wniosek CEIDG-1 będzie podstawowym narzędziem. Dzięki niemu każdy przedsiębiorca jest w stanie zarejestrować się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Po złożeniu wniosku, właściciel firmy zostaje wpisany do ewidencji działalności gospodarczej oraz do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON). 

Rejestracja firmy łączy się również z nadaniem jej NIP-u. Przedsiębiorca otrzyma go na adres e-mail, który został przez niego wskazany we wniosku.

Złożenie wniosku CEIDG-1 daje właścicielowi firmy wiele możliwości. Za jego sprawą każdy ma dostęp do danych z informacjami o przedsiębiorstwach, które są zarejestrowane w Polsce i prowadzone przez osoby fizyczne. Uzyskamy dzięki niemu również dostęp do informacji udostępnianych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). 

Poprzez CEIDG-1 każdy przedsiębiorca może zgłaszać zmiany w danych swojej firmy, decyzje o zawieszeniu działalności, jej wznowieniu lub likwidacji. 

Złożenie wniosku CEIDG-1 jest możliwe poprzez:

  • rejestracje/logowanie w CEIDG, wypełnienie wniosku i osobiste złożenie go w Urzędzie Miasta/Gminy
  • wypełnienie wniosku i złożenie go w Urzędzie Miasta/Gminy, bez logowania
  • wypełnienie i podpisanie wniosku online lub podpisanie go poprzez profil zaufany ePUAP
  • złożenie papierowego wniosku w Urzędzie Miasta/Gminy gdzie zostanie przekształcony na wniosek elektroniczny
  • elektroniczne wypełnienie wniosku

Rejestracja w Urzędzie Skarbowym

Przedsiębiorca ma obowiązek udać się do Urzędu Skarbowego w sytuacji, gdy będzie podatnikiem VAT. Na miejscu, za pomocą wniosku VAT-R, zarejestruje się on jako VAT-owiec. Najważniejsze, o czym trzeba pamiętać to fakt, żeby zrobić to przed dniem w którym właściciel firmy zacznie sprzedawać towary lub świadczenia usług objętych podatkiem VAT. Czyli przed dniem uzyskania pierwszych przychodów. Jak złożyć wniosek?

  • wypełnić formularz VAT-R online (znajduje się on na naszej stronie). Następnie należy go wydrukować i złożyć osobiście w odpowiednim Urzędzie Skarbowym
  • wniosek można również złożyć bez wychodzenia z domu. Potrzeby do tego będzie płatny podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP. Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, kiedy wniosek VAT-R składamy wraz z 
  • CEIDG oraz gdy przedsiębiorca posiada już numer NIP.
  • wniosek można również wysłać listownie

Jeżeli przedsiębiorca, rejestrujący firmę, będzie wykonywać czynności na rzecz innych podatników VAT, powinien już od samego początku zarejestrować się jako czynny podatnik. W takiej samej sytuacji są osoby które będą osiągały duże dochody oraz zajmowały się importowaniem towarów. 

Przy rejestracji firmy warto wiedzieć jak długo trwa oczekiwanie na NIP i numer REGON. NIP nadany zostanie przez Urząd Skarbowy. Wysłany zostanie na podany we wniosku adres e-mail. Czas oczekiwania to 1 dzień roboczy od momenty złożenia wniosku CEIDG-1. Numer REGON natomiast nadaje GUS. On również zostanie przesyłany na adres e-mail podany we wniosku. Czas oczekiwania w tym przypadku jest jednak dłuższy. Na numer REGON będziemy musieli czekać do 7 dni roboczych od momentu złożenia wniosku.

Jak zarejestrować firmę w ZUS

Właściciel firmy będzie występował w ZUS jako osoba ubezpieczona oraz jako płatnik za osoby ubezpieczone. Zgłoszenie przedsiębiorcy jako płatnika składek zawsze leży po stronie ZUS. Informacje zostają pobrane z wniosku CEIDG-1. Od przedsiębiorcy natomiast wymaga się, by dopilnował zgłoszenia się jako osoba ubezpieczona. 

Obecnie istniejące przepisy mówią, że przedsiębiorca rejestrując firmę dokonuje zgłoszenia:

  1. dobrowolnie – jako ubezpieczony
  2. obligatoryjnie – jako płatnik składek

W pierwszym przypadku, należy dołączyć do składanych dokumentów wypełnione deklaracji ZUS ZUA – gdy mowa o rejestracji do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego lub ZUS ZZA – w przypadku rejestracji wyłącznie do składki zdrowotnej. 

Druki te muszą być złożone wraz z CEIDG-1. Jeżeli tak się nie stanie, przedsiębiorca ma 7 dni na samodzielne zgłoszenie się do ZUS. Można to zrobić również elektronicznie. 

W ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej założyciel firmy musi udać się do ZUS. Musi dokonać wyboru odpowiednich składek. Wszystko zależy od źródeł dochodów. Może on wybrać ubezpieczenie zdrowotne (druk ZZA) lub ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (druk ZUA). Jeżeli zarejestrowana firma jest jedynym źródłem dochodów należy wybrać druk ZUS ZUA. Jeżeli jednak posiada się umowę o pracę w pełnym wymiarze godzin i nie chce się podlegać dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym, trzeba wypełnić druk ZUS ZZA.

Przedsiębiorcy który zakłada firmę po raz pierwszy lub w ciągu ostatnich 5 lat nie prowadził działalności gospodarczej i nie był wspólnikiem w spółce, przysługuje ulga w płaceniu składek ZUS. Przysługuje ona jednak jedynie przez pierwsze 6 miesięcy prowadzenia działalności. Kiedy okres 6 miesięcy się skończy, w konkretnych sytuacjach istnieje obowiązek dokonania rejestracji do składek pełnych, preferencyjnych, ale również i  zdrowotnych. 

Konto bankowe dla nowej firmy

Konto bankowe które będzie przypisane do działalności gospodarczej pozwala na wzgląd we wszystkie obroty gospodarcze. Jednym z obowiązków założyciela firmy jest prowadzenie rozliczeń podatkowych i składkowych. Przy zakładaniu konta firmowego należy zabrać ze sobą dowód osobisty i wpis do CEIDG. Dlatego najpierw należy założyć działalność gospodarczą, a dopiero w następnej kolejności konto firmowe. 

Zakładanie konta polega na wypełnieniu odpowiedniego wniosku w banku. Potrzebne będą podstawowe informację o firmie. Takie jak: nazwa, adres i numery identyfikacyjne. Przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadać konto bankowe. Należy jednak pamiętać o tym, że transakcje powyżej 15 000 zł muszą być przelewane na rachunek bankowy, który znajduje się na białej liście, na której znajdują się wyłącznie rachunki firmowe. 

Po wypełnieniu wniosku i założeniu konta bankowego należy poinformować o tym Urząd Skarbowy na druku CEIDG. Wraz z dniem 1 stycznia 2020 roku należności podatkowe (VAT, CIT, PIT) trzeba wpłacać na indywidualny mikrorachunek podatkowy. Jeżeli chcemy go wygenerować, możemy to zrobić na stronie podatki.gov.pl, lub  zapytać o niego w Urzędzie Skarbowym.

Następnie wraz z numerem rachunku bankowego należy udać się do Urzędu Miasta/Gminy i złożyć wniosek o zmianę wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej uzupełnionego o numer firmowego rachunku bankowego. 

Jak zarejestrować firmę – o czym jeszcze należy pamiętać?

Warto zwrócić uwagę na to, czy prowadzona firma będzie wymagała licencji, zezwoleń lub koncesji. Jeżeli tak – musimy się o nie postarać jeszcze przed założeniem firmy. Po koncesję należy zwrócić się do ministra właściwego ze względu na przedmiot działalności. 

Niektóre podmioty m.in. kosmetyczki, fryzjerzy, osoby oferujące usługi gastronomiczne czy też osoby prowadzące warsztaty motoryzacyjne muszą posiadać kasy fiskalne. Takie osoby powinny używać ich już od pierwszej transakcji. 

Potrzebujesz profesjonalnej pomocy w temacie założeniu firmy? Skorzystaj z pomocy na https://www.ifirma.pl/rejestracja-firmy


tekst i fot. mat. partnera