5 listopada 2024

Prawo: Podatek od ryczałtów za pracę zdalną?

Praca zdalna, która w wielu przypadkach była koniecznością w czasach pandemii, nabiera coraz większego znaczenia.

Reklamy

Zgodnie z przepisami prawa pracy,  pracodawca poza innymi obowiązkami musi:

  1.  zapewnić materiały i narzędzia w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz ich naprawy i konserwacji ewentualnie pokrycia kosztów niezbędnych, związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także 
  2. pokryć koszty pracy w domu min.: energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych. 
  3. wypłacić ekwiwalent pieniężny za używany przez pracownik własny sprzęt (komputer, telefon). 

Pracodawca może także wypłacać pracownikom ryczałty, odpowiadające zakładanym kosztom pracy zdalnej. Przepisy nie zawierają żadnych zasady czy limitów związanych z wypłatą ryczałtów i ekwiwalentów. W moje opinii cenne i wystarczające byłoby odniesienie się np. do minimalnego wynagrodzenia i ustalenia dolnej i górnej wysokości świadczeń.  

Reklamy

Zgodnie z art. 6725  kp  nie stanowią przychodu ze stosunku pracy i nie podlegają podatkowi od osób fizycznych zwrot kosztów, ekwiwalenty czy ryczałty wypłacany pracownikowi w związku z pracą zdalną. Równocześnie, jeżeli nie jest to przychód ze stosunku pracy nie odprowadzane składki na ZUS. W ocenie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażonej między innymi w interpretacji i indywidualnej (nr 0114- KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN) od rekompensat za Internet i energię elektryczną zużyte przez pracownika w czasie pracy zdalnej nie jest płacony podatek dochodowy od osób fizycznych. Nie ma również przeszkód, żeby wszyscy pracownicy wykonujący pracę zdalną otrzymywali „tyle samo” i nie mieli obowiązku przedstawiania faktur obrazujących faktyczne zużycia i koszty energii czy Internetu. 

Przedsiębiorcy zawsze jednak powinni mieć na względzie to, że zarówno skarbówka, jak i ZUS może, w toku kontroli dojść do wniosku, że przyjęte przez pracodawcę rekompensaty są zawyżone, biorąc pod uwagę faktyczne koszty pracy zdalnej. W praktyce oznaczać to będzie obowiązek dokonania korekty, czasami nawet za 5 lat wstecz i zapłatę podatku, a także składek ZUS. W zależności od ilości zatrudnionych osób może to być pokaźna kwota. Takie sytuacji nie były sporadyczne  wziąwszy pod uwagę wypłacane przez pracodawców ekwiwalenty za odzież i pranie odzieży ochronnej. 

Reklamy

Przy ustalaniu ryczałtów i ekwiwalentów przy pracy zdalnej rekomenduje się pracodawcom wzięcie pod uwagę: „normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych”. 

Uważam, że ze względu na podobny charakter należy sięgać do praktyki przyjmowanej w przypadku ekwiwalentu za odzież i jej pranie. Można zapoznać się z orzecznictwem sądów pracy nt. ekwiwalentów odzieżowych, co może być dla wielu pracodawców cenną informacją. Przedsiębiorcy powinni również ustalić szczegółowe zasady przyznawania ryczałtów w regulaminie pracy czy też regulaminie pracy zdalnej. 

­

Publikacja odzwierciedla opinię autora, NIW-CRSO nie jest odpowiedzialne za sposób wykorzystania zawartych w nich informacji.

­

adwokatka Magdalena Kusik-Balicka

Stowarzyszenie Inicjatyw Wschodnich w Hrubieszowie

www.stowarzyszeniesiw.pl

zadanie publiczne  finansowane ze środków NIW-CRSO


Prawo: Zakończenie stanu zagrożenia epidemiologicznego, a złożenie wniosku o upadłość

Prawo: Zakończenie stanu zagrożenia epidemiologicznego, a złożenie wniosku o upadłość


Zerknij na Instagram →