Praca zdalna, która w wielu przypadkach była koniecznością w czasach pandemii, nabiera coraz większego znaczenia.
Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracodawca poza innymi obowiązkami musi:
- zapewnić materiały i narzędzia w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz ich naprawy i konserwacji ewentualnie pokrycia kosztów niezbędnych, związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także
- pokryć koszty pracy w domu min.: energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych.
- wypłacić ekwiwalent pieniężny za używany przez pracownik własny sprzęt (komputer, telefon).
Pracodawca może także wypłacać pracownikom ryczałty, odpowiadające zakładanym kosztom pracy zdalnej. Przepisy nie zawierają żadnych zasady czy limitów związanych z wypłatą ryczałtów i ekwiwalentów. W moje opinii cenne i wystarczające byłoby odniesienie się np. do minimalnego wynagrodzenia i ustalenia dolnej i górnej wysokości świadczeń.
Zgodnie z art. 6725 kp nie stanowią przychodu ze stosunku pracy i nie podlegają podatkowi od osób fizycznych zwrot kosztów, ekwiwalenty czy ryczałty wypłacany pracownikowi w związku z pracą zdalną. Równocześnie, jeżeli nie jest to przychód ze stosunku pracy nie odprowadzane składki na ZUS. W ocenie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażonej między innymi w interpretacji i indywidualnej (nr 0114- KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN) od rekompensat za Internet i energię elektryczną zużyte przez pracownika w czasie pracy zdalnej nie jest płacony podatek dochodowy od osób fizycznych. Nie ma również przeszkód, żeby wszyscy pracownicy wykonujący pracę zdalną otrzymywali „tyle samo” i nie mieli obowiązku przedstawiania faktur obrazujących faktyczne zużycia i koszty energii czy Internetu.
Przedsiębiorcy zawsze jednak powinni mieć na względzie to, że zarówno skarbówka, jak i ZUS może, w toku kontroli dojść do wniosku, że przyjęte przez pracodawcę rekompensaty są zawyżone, biorąc pod uwagę faktyczne koszty pracy zdalnej. W praktyce oznaczać to będzie obowiązek dokonania korekty, czasami nawet za 5 lat wstecz i zapłatę podatku, a także składek ZUS. W zależności od ilości zatrudnionych osób może to być pokaźna kwota. Takie sytuacji nie były sporadyczne wziąwszy pod uwagę wypłacane przez pracodawców ekwiwalenty za odzież i pranie odzieży ochronnej.
Przy ustalaniu ryczałtów i ekwiwalentów przy pracy zdalnej rekomenduje się pracodawcom wzięcie pod uwagę: „normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych”.
Uważam, że ze względu na podobny charakter należy sięgać do praktyki przyjmowanej w przypadku ekwiwalentu za odzież i jej pranie. Można zapoznać się z orzecznictwem sądów pracy nt. ekwiwalentów odzieżowych, co może być dla wielu pracodawców cenną informacją. Przedsiębiorcy powinni również ustalić szczegółowe zasady przyznawania ryczałtów w regulaminie pracy czy też regulaminie pracy zdalnej.
Publikacja odzwierciedla opinię autora, NIW-CRSO nie jest odpowiedzialne za sposób wykorzystania zawartych w nich informacji.
adwokatka Magdalena Kusik-Balicka
Stowarzyszenie Inicjatyw Wschodnich w Hrubieszowie
zadanie publiczne finansowane ze środków NIW-CRSO
Prawo: Zakończenie stanu zagrożenia epidemiologicznego, a złożenie wniosku o upadłość
Prawo: Zakończenie stanu zagrożenia epidemiologicznego, a złożenie wniosku o upadłość