Pandemia koronawirusa, związana z nią izolacja spowodowały zmiany sposobu wykonywania pracy, nauki i innych aktywności, które dotychczas odbywały się bezpośrednio.
Praca zdalna stała się w wielu przypadkach koniecznością. Problem był jednak taki, że przepisy kodeksu pracy nie zawierały w tym zakresie szczegółowej regulacji, choć określenie zasad wykonywania takiej pracy było możliwe w oparciu o już istniejące przepisy. Od dnia 07 kwietnia 2023 roku wejdą w życie szczegółowe przepisy o pracy zdalnej.
Według nowej definicji praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 6718 kodeksu pracy). Przywołany wyżej przepis wprowadza pożądaną społecznie zasadę większej elastyczności w stosunku pracy, pozwalającą pracownikowi na łączenie wielu ról i zadań.
Przepis wprowadzają trzy modele pracy zdalnej:
a) praca wykonywana wyłącznie w sposób zdalny,
b) praca tzw. hybrydowa– w części wykonywana w zakładzie pracy, zaś w części formie pracy zdalnej,
c) okazjonalna praca zdalna – wykonywana na wniosek pracownika złożony w postaci pisemnej lub elektronicznej, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowych.
Obowiązki pracodawcy w przypadku pracy zdalnej są rozszerzone o obowiązek:
a) zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz ich naprawy i konserwacji ewentualnie pokrycia kosztów niezbędnych, związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy,
b) pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – może być przewidziany ryczałt,
c) wypłata ekwiwalentu pieniężnego albo ryczałtu, jeżeli pracownik korzysta z własnych materiałów i narzędzi pracy,
d) pokrycia innych kosztów, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi w regulaminie, w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w porozumieniu z pracownikiem.
e) zapewnienia pracownikowi szkoleń i pomoc technicznej niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
f) przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego z uwzględnieniem, w szczególności, wpływu pracy na: wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne w danej pracy.
Pracodawca zobowiązany jest również sporządzić dla pracownika instrukcję i szkolenie z zasad właściwej organizacji pracy zdalnej, zasad BHP i zasad postępowania w sytuacji awaryjnej. Szkolenie może odbyć się online.
Zapewnione pracownikowi materiały i narzędzia, zwrot kosztów, ekwiwalenty czy ryczałty nie stanowią przychodu ze stosunku pracy i nie podlegają podatkowi od osób fizycznych. Do przyjęcia może być również wniosek, że nie podlegają składkom ZUS. Ustalając wysokości należności na rzecz pracownika należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Pracodawca kwestie te powinien potraktować poważnie i poddać je głębszej analizie, bowiem, kierując się praktyką znaną z ekwiwalentów za odzież albo jej pranie, wysokość świadczeń może zostać poddawana kontroli i wówczas to pracodawca poniesie ciężar zapłaty podatków i składek ZUS od zawyżonych świadczeń.
Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się:
– w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową,
– w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy,
– w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo
– w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
W każdym przypadku należy ustalić: zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów i zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika (dopuszczalne jest składanie oświadczeń w postaci elektronicznej np. mail), w tym sposób potwierdzania obecności w pracy, zasady kontroli wykonywania pracy, zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Informuję, że publikacja odzwierciedla opinię autora, NIW-CRSO nie jest odpowiedzialne za sposób wykorzystania zawartych w nich informacji.
adwokatka Magdalena Kusik-Balicka
Stowarzyszenie Inicjatyw Wschodnich w Hrubieszowie
zadanie publiczne finansowane ze środków NIW-CRSO
fot. SIW Hrubieszów