Podstawą udanych relacji biznesowych jest sprawna komunikacja między poszczególnymi kontrahentami i partnerami. Im szybszy i sprawniejszy przepływ danych oraz dokumentów, tym relacje są lepsze, a szansa na odniesienie sukcesu większa. Postęp technologiczny, także w dziedzinie wymiany danych, pozwala na zastosowanie nowych rozwiązań. Do lamusa odchodzą powoli faktury wysyłane pocztą, zamówienia mailowe, czy dane techniczne produktów, przesyłane w formie opasłych skoroszytów. Potrzebne są jeszcze szybsze i sprawniejsze rozwiązania, które wpływają na unikniecie pomyłek i standaryzację dokumentów. Dlatego coraz częściej za komunikację między firmami odpowiada system EDI.
EDI – co to jest?
EDI (ang. Electronic Data Interchange) to automatyczna elektroniczna wymiana danych, która wykorzystuje z góry ustalone formaty komunikacji. Dzięki temu możliwy jest przepływ danych między różnymi systemami komputerowymi. Technologia EDI przyspiesza i w znaczny sposób usprawnia przepływ informacji, a także obieg dokumentów między firmami. Dzięki temu, że system przetwarza je na odpowiednie formaty, możliwa jest łatwa komunikacja miedzy firmami z różnych krajów. Standardowe numery i symbole nadawane produktom będą rozpoznawane przez przedstawicieli każdej branży.
Korzyści wynikające z zastosowania takiego rozwiązania można zauważyć w różnych obszarach działania przedsiębiorstwa. Przede wszystkim standard EDI poprawia komunikację między firmami. Sprawdza się także w relacjach firma – klient, czy przy współpracy z organami publicznymi. Pewne procesy są w pełni automatyczne i nie wymagają ingerencji pracowników administracyjnych. Przyspiesza to przepływ zamówień i faktur, a także automatyzuje płatności.
Pomysł na wdrożenie EDI do firmy przyniesie też korzyści wynikające z odejścia od uciążliwej papierowej dokumentacji. Wszystkie dane, które przebiegną przez system, zostaną zapisane na elektronicznych nośnikach lub w chmurze. Pozwoli to na ograniczenie tradycyjnych papierowych dokumentów do niezbędnego minimum. Będzie miało także wpływ na szybsze i sprawniejsze wyszukiwanie potrzebnych danych przez pracowników.
EDI system – zastosowanie praktyczne
Z roku na rok rośnie liczba przedsiębiorstw, w których standardem komunikacji staje się elektroniczna wymiana dokumentów. EDI jest powszechny w dużych firmach i korporacjach, a małe i średnie przedsiębiorstwa coraz chętniej doceniają płynące z niego dobrodziejstwa. Rozwiązania elektronicznej komunikacji mogą znajdować zastosowanie na różnych płaszczyznach. Dzięki automatycznemu połączeniu między firmami możliwe jest przesyłanie danych w standardowych formatach.
Jeżeli chodzi o sposób komunikacji, systemy określane jako EDI, mogą występować w dwóch wariantach. Pierwszy z nich polega na całkowicie zautomatyzowanej komunikacji pomiędzy systemami w poszczególnych firmach. W takim systemie można zaprogramować jakie dokumenty mają być wysyłane i kiedy będzie to następowało. Wszystko dzieje się niemal bez ingerencji pracowników firmy. Nie jest wymagane logowanie do systemu, czy korzystanie z sieci. Takie działania to natomiast domena systemów określanych jako WEB. W tym wariancie, aby nadać i odebrać jakiś komunikat, potrzebne jest zalogowanie na specjalną platformę. Tego typu rozwiązania pozwalają na stałe kontrolowanie przepływających dokumentów. Sprawdzą się lepiej w mniejszych przedsiębiorstwach, które dopiero zaczynają swoją przygodę z automatyczną elektroniczną wymianą danych.
Jakie dane mogą być przesyłane między przedsiębiorstwami? Możliwości jest bardzo dużo. Przedmiotem komunikacji są wszelkiego rodzaju dokumenty, w tym zamówienia, WZ, czy awiza. Wszystkie dokumenty występują w standardowej formie, dlatego szybko można je przetworzyć i przesłać dalej lub archiwizować. Unika się uciążliwego szukania dokumentów, ponieważ pracownicy mają do nich stały dostęp. Eliminowane są także błędy i pomyłki. System nie popełni literówki, nie zapomni o przesłaniu żadnego dokumentu, ani go nie zgubi. Do tego dochodzą oszczędności czasu i pieniędzy związane z usługami pocztowymi, czy kurierskimi.
EDI – system wymiany danych w twojej firmie
Wdrożenie EDI do firmy związane jest w pewnym sensie z rewolucją, która zmieni oblicze przedsiębiorstwa i zasady jego funkcjonowania. Dlatego warto postawić na profesjonalistów, którzy będą w stanie dopasować systemy elektroniczne do indywidualnych potrzeb danej jednostki. Dzięki ogromnej wiedzy i doświadczeniu, do takich firm zalicza się Infinite, której dokładną ofertę znajdziesz na https://infinite.pl/oferta/systemedi.html. Wprowadzone przez firmę rozwiązania pozwolą nie tylko uzyskać wymierne korzyści w postaci ograniczenia kosztów administracji, czy usług pocztowych. Umożliwią także wdrożenie w przedsiębiorstwie przydatnych innowacji, co zwiększy prestiż i pozwoli na dalszy, harmonijny rozwój działalności.
(tekst i fot. mat. sponsora)