Programy do wystawiania faktur i zarządzania magazynem to obecnie codzienność w wielu większych i mniejszych firmach. Dlaczego warto się na nie zdecydować? Jak wybrać ten najlepszy?
1. Program do wystawiania faktur – kiedy jest potrzebny?
2. Wystawianie faktur online – dlaczego jest wygodniejsze?
3. Jakie jeszcze moduły powinno mieć oprogramowanie do wystawiania faktur VAT?
4. Prosty w obsłudze program dla niewielkiej firmy – jakie warunki musi spełnić?
5. Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie do przedsiębiorstwa?
Program do wystawiania faktur – kiedy jest potrzebny?
Jeżeli nie chcemy lub nie możemy pozwolić sobie na współpracę z profesjonalną księgową, to na nas spada obowiązek zadbania o poprawne wystawianie faktur i dbanie, by właściwe dokumenty trafiły do właściwych osób. Jeżeli prowadzimy niewielką działalność, możemy oczywiście robić to własnoręcznie, bez żadnego dodatkowego wsparcia. Z czasem jednak, gdy zaczniemy mieć więcej pracy, więcej klientów i więcej dokumentów do opracowania, będzie to coraz trudniejsze. W takiej sytuacji warto zdecydować się na dedykowany program, który nie tylko pozwoli łatwo generować i wystawiać faktury VAT, ale także ułatwi nam zarządzanie innymi dokumentami, jak na przykład stany magazynowe, pliki JPK, czy różnorodne listy oraz raporty o kondycji naszej firmy.
Wystawianie faktur online – dlaczego jest wygodniejsze?
Wysyłanie faktur przez internet jest dzisiaj dużo powszechniej stosowaną praktyką, niż dołączanie ich do zamówień klientów. Jest to nie tylko bardziej ekologiczne podejście, ale również wymaga od nas zużycia mniejszej ilości zasobów oraz pieniędzy. Wybierając funkcjonalny program do obsługi dokumentów możemy z powodzeniem zredukować koszt prowadzenia firmy, jak i ułatwić życie naszym odbiorcom, którzy nie będą musieli przechowywać segregatorów z papierowymi fakturami i innymi papierami. Dodatkowo sami również czynimy naszą pracę łatwiejszą, mogąc wybrać konkretny formularz i wzór faktur, ustawić opcję wyświetlenia podatków czy też zapisywać dane stałych klientów, aby przyspieszyć wystawianie dokumentów.
Jakie jeszcze moduły powinno mieć oprogramowanie do wystawiania faktur VAT?
Poza samym wystawianiem faktur zaliczkowych i innych dobry program dla firmy powinien mieć szereg innych możliwości. Pakiet przedsiębiorcy musi obejmować obsługę dodatkowych dokumentów, jak ewidencja VAT, ewidencja stanów magazynowych, możliwość utworzenia i przesłania JPK, łatwe przygotowywanie raportów sprzedażowych i wszelkiego rodzaju innych zestawień, których zadaniem jest ułatwienie nam pracy na co dzień. Powinniśmy również mieć możliwość wyeksportowania wszystkich danych w różnych rozszerzeniach – nie tylko najbardziej popularnym PDF czy Excel, ale także w formie SQL, CSV czy HTML, jeżeli inne programy lub platformy sprzedażowe, których używamy wymagają podobnego formatu.
Prosty w obsłudze program dla niewielkiej firmy – jakie warunki musi spełnić?
Oprogramowanie do firmy powinno przede wszystkim w łatwy i intuicyjny sposób umożliwiać nam wystawianie faktur, paragonów fiskalnych i dokumentów magazynowych. Poza tym musimy być w stanie łatwo zintegrować go z platformami, z których już korzystamy. Możliwość wyboru szablonu faktury, a także jego własnego skonstruowania również jest bardzo przydatna, szczególnie gdy chcemy używać nietypowych wzorów. Ostatecznie plusem jest także szybka, automatyczna wysyłka faktur, dzięki czemu nie musimy robić tego ręcznie, ani pamiętać o dostarczeniu klientom dokumentów potwierdzających sprzedaż – głównym celem takiego oprogramowania jest przede wszystkim usystematyzowanie i uproszczenie naszej codziennej pracy, dzięki czemu możemy skupić się na poważniejszych wyzwaniach, jak na przykład planowanie kampanii marketingowych, poprawianie i ulepszanie procedur związanych z obsługą klienta czy też wdrażanie nowych produktów.
Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie do przedsiębiorstwa?
Wybierając software dla przedsiębiorstwa musimy przede wszystkim pamiętać o tym, aby dopasować go do rozmiarów i faktycznych potrzeb naszej firmy. Dzięki temu z jednej strony nie przepłacimy, a z drugiej zyskamy niezbędne narzędzia, które wspomogą nas w codziennej pracy. Sprawdźmy, jakie opcje oferuje wybrane oprogramowanie, a także w jakim systemie przyjdzie nam za nie płacić. Bardzo ważny jest także dostęp do helpdesku i szybkość jego pomocy w trudnych czy nagłych sytuacjach. Ten punkt wiąże się również z niezawodnością i dobrą opinią samego programu – lepiej jest wybrać produkt sprawdzony i polecony przez wielu, niż coś, czego nie jesteśmy do końca pewni.
Program do wystawiania faktur i zarządzania przedsiębiorstwem to bardzo przydatne narzędzie, które ułatwia nam codzienne funkcjonowanie i ma również pozytywny wpływ na naszych klientów, ponieważ możemy zaoferować im lepszą usługę. Wybierając go dopasujmy oprogramowanie do naszych potrzeb i postarajmy się jak najszybciej nauczyć z niego korzystać – dzięki temu zyskamy potężne narzędzie, które zdejmie z nas część obowiązków.
tekst i fot. mat. partnera