Sporządzenie dokumentacji powypadkowej – protokołu powypadkowego może przysporzyć trudności. Już na wstępie rodzi się pytanie, w ilu egzemplarzach należy przygotować protokół powypadkowy? Czy będą to np. 3 oryginały protokołu, czy może 1 oryginał i 2 kserokopie wykonane po podpisaniu dokumentacji przez wszystkie strony? Kto powinien otrzymać oryginał protokołu poszkodowany, ZUS czy pracodawca? Sprawdź, zatem jak należy rozstrzygnąć powyższe kwestie, aby nie naruszyć przepisów.
Przepisy powypadkowe zakładają, że protokół powypadkowy powinien być sporządzony w niezbędnej liczbie egzemplarzy. Nie wskazują przy tym, że wyłącznie pierwszy z nich jest egzemplarzem oryginalnym, a pozostałe cech dokumentacji oryginalnej nie posiadają – lub nie powinny posiadać. Tym samym należy przyjąć, iż każdy egzemplarz protokołu sporządzony jako „egzemplarz niezbędny” będzie dokumentem oryginalnym. Oznacza to, że zarówno pracodawca, poszkodowany, ZUS, Państwowa Inspekcja Pracy czy prokuratura (o ile zawnioskuje o przekazanie protokołu) będzie posiadała oryginalny egzemplarz protokołu powypadkowego – a ściśle mówiąc jeden z oryginalnych protokołów.
Przeczytaj też:
- Zasadność w opóźnienia sporządzenia protokołu powypadkowego
- Przekazywanie dokumentacji powypadkowej do ZUS a ochrona danych osobowych
- Jakie dokumenty z postępowania powypadkowego przekazać do komórki finansowej w celu wypłaty wynagrodzenia?
Kto sporządza protokół powypadkowy?
Wystąpienie wypadku przy pracy nakłada na pracodawcę liczne obowiązki. Należą do nich między innymi powołanie zespołu powypadkowego. Jego rolą jest przeprowadzanie postępowania zmierzającego do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Do obowiązków zespołu powypadkowego należy w szczególności sporządzenie tzw. protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku zwanego potocznie protokołem powypadkowym.
Sporządzenie protokołu powinno nastąpić w terminie nie późniejszym niż 14 dni od daty zgłoszenia wypadku. Po sporządzeniu protokołu należy przekazać go niezwłocznie pracodawcy. Protokół powypadkowy zatwierdzany jest przez pracodawcę w terminie 5 dni od daty jego sporządzenia.
Przepisy nie wskazują w ilu egzemplarzach należy sporządzić protokół – wskazują ogólnie, że protokół powinien być sporządzony „w niezbędnej liczbie egzemplarzy”.
Czy wszystkie egzemplarze protokołu powypadkowego są oryginalne?
Zasadą jest, że protokół sporządza się niezbędnej liczbie egzemplarzy. Przypisy nie rozstrzygają bezpośrednio kwestii technicznej sporządzenia protokołu w kontekście zachowania przez każdy z jego egzemplarzy cech dokumentu oryginalnego. Tym samym pracodawca, a właściwie reprezentujący go zespół powypadkowy, może mieć wątpliwość czy sporządzenie jednego protokołu powypadkowego, który następnie zostanie skserowany i opieczętowany „za zgodność z oryginałem” będzie oznaczało prawidłowe wypełnienie obowiązku, jakim jest sporządzenie protokołu niezbędnej liczbie egzemplarzy.
Odnosząc się do powyższych wątpliwości należy przyjąć, iż w pełni poprawną i prawidłową praktyką będzie sporządzenie z zachowaniem tych samych warunków technicznych tylu egzemplarzy protokołu ile w danym przypadku będzie konieczne. Jak wiadomo protokół powinien być do dyspozycji:
- pracodawcy,
- poszkodowanego,
- bywa, że Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- jak również Państwowej Inspekcji Pracy oraz jednostki prokuratury – w przypadku w wypadków ciężkich, śmiertelnych lub zbiorowych.
Uwzględniając powyższe, obowiązek sporządzenia protokołu powypadkowego w niezbędnej liczbie egzemplarzy oznacza w praktyce stworzenie kilku:
- niezależnych,
- jednakowo brzmiących
protokołów, z wykorzystaniem tej samej techniki przy ich tworzeniu.
Nie można oczywiście wykluczyć, że powyższy wymóg nie będzie mógł być zachowany w przypadku wszystkich załączników stanowiących integralną część protokołu. Trudno bowiem oczekiwać, że przykładowo biegły spoza zakładu pracy powołany w ramach dochodzenia powypadkowego, będzie miał w każdym przypadku obowiązek, sporządzenia trzech lub większej liczby egzemplarzy swojej opinii.
Ważne
Sporządzenie protokołu w niezbędnej liczbie jednobrzmiących egzemplarzy, przy zastosowaniu tej samej techniki spowoduje, iż każdy z uprawnionych do jego otrzymania dostanie jeden z oryginałów protokołu powypadkowego. Nie można oczywiście wykluczyć, jak już wyżej wskazano, różnic w kwestii oryginalności co do dokumentacji stanowiącej załączniki do protokołu, te mogą być powielane (kserowane) i potwierdzane za zgodność z oryginałem.
Podstawa prawna:
- § 9 ust 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U z 2009 r. nr 105, poz. 870).
Sebastian Kryczka
prawnik, ekspert prawa pracy oraz kontroli jego przestrzegania
PortalBHP.pl
(tekst i fot. mat. sponsora)