Krajowe i zagraniczne podróże służbowe wpisane są w wiele zawodów, w tym oczywiście również kierowcy. Jak wyglądają kwestie rozliczania delegacji i dlaczego warto powierzyć je ekspertom?
Zawodowi kierowcy są rozliczani nieco inaczej niż inne grupy pracownicze w zakresie delegacji. Zatrudnienie ekspertów zajmujących się na co dzień regulowaniem wszystkich kwestii związanych z podróżami służbowymi to odciążenie dla niejednego przedsiębiorcy, nierzadko oznacza to także korzyści finansowe.
Kierowcy inaczej rozliczani za delegacje
Podróż służbowa w przypadku kierowcy i pracownika z innej grupy zawodowej rozliczana jest inaczej. Kodeks pracy definiuje ją ogólnie jako wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w jakiej znajduje się siedziba pracodawcy; dotyczy też sytuacji, gdy ma miejsce poza stałym miejscem zamieszkania pracownika. Z tego tytułu przysługują mu dieta oraz zwrot kosztów przejazdu, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych wydatków, które udokumentował, pod warunkiem, że pracodawca uzna je za uzasadnione potrzeby.
Poza wspomnianym już Kodeksem pracy wykonywanie zadań przez kierowców określa również Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Pierwszy z dokumentów wskazuje, że podróżą służbową jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu (na polecenie pracodawcy) przewozu drogowego poza miejscowość stanowiącą siedzibę pracodawcy lub wyjazdu poza nią, aby taką pracę wykonać. Z kolei rozporządzenie określa zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowej.
Czas pracy nocnej – dodatkowo rozliczany
Od 3 września 2018 r. obowiązuje znowelizowana Ustawa o transporcie drogowym. Na co należy zwrócić uwagę? Wprowadzone zmiany to przede wszystkim efekt dostosowania przepisów krajowych do tych, które obowiązują w Unii Europejskiej. Rozporządzenie 2016/403 określa np. nowy podział klasyfikacji naruszeń oraz taryfikator dla nich, a także kwestie związane z regulacją i naliczaniem kar w przypadku, gdy kierowca przekroczy czas pracy w porze nocnej. Dodatkowo musi być on rozliczany oraz połączony z obowiązującym limitem godzin. Nieprzestrzeganie tych wytycznych może wiązać się m.in. z zawieszeniem możliwości wykonywania zawodu przewoźnika drogowego.
Jakie korzyści daje rozliczanie delegacji kierowców przez ekspertów?
Co zyskuje przedsiębiorca na tym, że rozliczanie delegacji kierowców zleci firmie specjalizującej się w tym zakresie? Z pewnością obniża w ten sposób koszty prowadzonej przez siebie firmy transportowej – i to nawet o 20–50%. W jaki sposób? Nie musi bowiem ponosić wydatków związanych z zakupem sprzętu, oprogramowania, szkolenia i abonamentów licencyjnych. Poza tym nie musi zatrudniać osoby, która będzie się tym zajmować – nie musi więc płacić pensji, składek ubezpieczeniowych oraz przeprowadzać dodatkowych szkoleń w tym zakresie. Nie musi także martwić się o koszty biurowe, czyli nie tylko same materiały i sprzęt, który będzie wykorzystywany, ale i przestrzeń do tego celu (zwłaszcza miejsce do przechowywania dokumentacji).
Zlecając ekspertom rozliczanie delegacji, właściciel firmy transportowej może liczyć na zryczałtowane stawki, na stałe wchodzące w koszty prowadzonej działalności. Eksperci zadbają także o to, aby czas pracy każdego kierowcy był odpowiednio udokumentowany. Jeśli zatem zdarzy się kontrola Państwowej Inspekcji Pracy lub Inspekcji Transportu Drogowego, przedsiębiorca będzie odpowiednio do niej przygotowany.
(tekst i fot. mat. sponsora)